Migracja centrali telefonicznej do chmury wydaje się skomplikowana – przeniesienie całej komunikacji z tradycyjnych central, nowe łącza, telefony… Jak wygląda proces migracji i czy faktycznie jest aż tak skomplikowany?
Co sobie wyobrażasz, słysząc hasło „migracja systemu”? Czy masz wizje miesięcy przygotowań, nierealnych terminów, sypiących się systemów, straconych danych, nieprzespanych nocy i stresu pogłębianego hektolitrami czarnej kawy?
Czy raczej widzisz szybki, sprawny proces, przeprowadzony w kilka dni przez niewielki zespół?
Migracja stacjonarnej centrali telefonicznej do chmury to właśnie ten drugi przypadek. A po jego zakończeniu możesz o niej zapomnieć i skupić się na ważniejszych sprawach, bo centrala w chmurze po prostu… działa.
Oto jak wygląda proces migracji z centrali stacjonarnej do centrali wirtualnej w chmurze – w trzech etapach.
Migracja centrali telefonicznej 1 – Numery
Jeżeli masz numery telefonów, na których Ci zależy – na przykład są rozpoznawalne wśród klientów, albo są łatwe do zapamiętania (potocznie mówiąc „ładne” – np. 202 222 202), przenieś je. Zrobi to za Ciebie Twój dostawca usługi wirtualnej centrali.
Natomiast jeżeli nie chcesz przenosić numerów, możesz uzyskać nowe. Otrzymasz je z puli numerów Twojego operatora telefonicznego.
Nawiasem mówiąc, Focus Telecom Polska jest operatorem telefonicznym – zatem tak przeniesienie numerów, jak i nadanie nowych odbywa się w ramach jednego dostawcy. Nie zlecamy tego podwykonawcom, nad którymi nie masz żadnej kontroli.
Przeczytaj też o prezentacji numeru – w jaki sposób wykorzystasz numer telefonu do zwiększenia skuteczności sprzedaży i obsługi telefonicznej.
Migracja centrali telefonicznej 2 – Aparaty
Po przeniesieniu numerów, kolejnym krokiem jest konfiguracja telefonów.
Jeżeli posiadasz już telefony działające w systemie SIP, po prostu je podłączasz, a Twój dostawca je konfiguruje.
W przypadku telefonów nie działających w oparciu o SIP, masz dwie możliwości:
– zakup aparatów SIP. Może to oznaczać spory wydatek jednorazowy, zwłaszcza jak przenosisz w chmurę wszystkie telefony w firmie. Na szczęście jest druga opcja, czyli
– dzierżawa aparatów. W ten sposób koszt ich zakupu rozkłada się na dłuższy czas, a Ty możesz od razu ich używać.
Pamiętaj, że jeżeli zastanawiasz się nad najlepszym dla Ciebie modelem finansowania, zawsze możesz poradzić się Twojego dostawcy centrali, który zaproponuje odpowiednie rozwiązanie.
Może sam oferuje sprzedaż lub dzierżawę telefonów – i to od razu z gotową konfiguracją. Wystarczy podłączyć, przypisać użytkowników i Twój zespół może pracować.
Migracja centrali telefonicznej 3 – Konfiguracja
Na końcu tej krótkiej drogi czeka Cię konfiguracja samej centrali.
Tak jak w poprzednich etapach, większość ustawień dokonasz we współpracy z dostawcą, który doradzi najlepsze rozwiązania. Skonfigurujesz menu głosowe IVR (o 5 prostych zasadach tworzenia IVRa przeczytasz tu) oraz dobierzesz rodzaje kolejek telefonicznych do specyfiki Twoich potrzeb.
Po szkoleniu – krótkim, bo centralka w chmurze jest bardzo prostym i intuicyjnym narzędziem – jesteś gotowy do pracy.
Migracja centrali telefonicznej 4 – Korzyści
Migracja centrali telefonicznej zakończona, możesz zacząć korzystać z nowych możliwości – masz pełną kontrolę nad systemem telefonii w firmie, nie musisz wzywać techników do przeprowadzenia serwisu centrali, a wszelkie aktualizacje oprogramowania wykonuje zdalnie dostawca.
W odróżnieniu od centrali stacjonarnej, w przypadku awarii centrali, naprawa będzie zdalna – bez przyjazdu ekipy naprawczej, odłączania prądu i całkowitego chaosu w biurze.
Odbierzesz 98% telefonów od klientów, do pozostałych 2% oddzwonisz w ciągu kilku minut. A do tego oszczędzisz pieniądze – połączenia wewnętrzne masz za darmo.
Szukasz wiedzy o wirtualnej centrali i systemie telefonii w firmie? Przeczytaj te artykuły:
Jaka centrala telefoniczna będzie najlepsza dla małej firmy?
