Telefon VoIP wykorzystuje internet do transmisji głosu. Dzięki temu rozmowy są tańsze, a możliwości konfiguracji i elastyczność systemu – bardzo duże. Dlaczego większość firm stosuje centrale i telefony VoIP?
Wirtualna centrala telefoniczna
Czym właściwie jest VoIP? Jest to transmisja głosu poprzez protokół internetowy (Internet Protocol – IP) zaprojektowany dla sieci przesyłania danych.
VoIP, mimo że został stworzony do przesyłania danych, po pewnym czasie zyskał standard światowy jako sieć do przesyłania głosu. Za pomocą wirtualnej centrali można dzwonić oraz odbierać połączenia nie tylko przez Internet, ale także poprzez tradycyjne łącza telefoniczne.
Ponadto on pozwala zoptymalizować i zautomatyzować procesy w firmie np. poprzez możliwość wykonywania połączeń bezpośrednio z bazy CRM lub też dzięki różnym algorytmom odbierania może przekierować dzwoniącego do wolnego pracownika w firmie.
Choć VoIP był do niedawna synonimem rozwiązania oszczędnościowego – był znacznie tańszy w porównaniu z telefonią tradycyjną – nie stanowił on wcale popularnego rozwiązania. Wszystko przez jakość połączeń, w których słyszalność i niezawodność pozostawiały wiele do życzenia. Obecnie, jednak nastąpiła duża zmiana i, przy wykorzystywaniu łączy internetowych nowej generacji, jakość głosu i niezawodność są na takim samym poziomie, jak w przypadku telefonii analogowej.
Tym samym coraz popularniejszym rozwiązaniem staje się także wirtualna centrala telefoniczna. Decydując się na zakup takiej centrali nie tylko zyskujemy tańsze połączenia VoIP, ale także nie musimy zajmować się sprzętem. Serwerami wirtualnej centrali zajmuje się bowiem operator telefonii IP. Do uruchomienia telefonów wymagane jest tylko łącze internetowe i konfiguracja wirtualnej centrali. Koszty wdrożenie wirtualnej centrali telefonicznej również są w ten sposób dużo niższe.
Wirtualna centrala pozwala nam zatem sporo zaoszczędzić dzięki:
- braku zabierania powierzchni biurowej,
- braku konieczności zatrudniania sadministratora,
- Indywidualnej certyfikacji bezpieczeństwa (np. pod kątem RODO).
Wybierając wirtualną centralę telefoniczną powierzamy więc administrację serwerem zewnętrznej firmie, która dostarcza nam możliwość użytkowania PBX jako usługę. Nasza rola ogranicza się tylko do obsługi panelu centrali w przeglądarce internetowej (dodawanie, edycja numerów, przekierowań, zapowiedzi głosowych).
Wirtualne centrale telefoniczne są więc obecnie zdecydowanie nowocześniejszą technologią, która z biegiem czasu zacznie wypierać centrale analogowe z rynku. Elastyczność wdrożenia i rozbudowy jest po prostu dopasowana do potrzeb dynamicznego środowiska biznesowego.
Wirtualne centrale telefoniczne pracujące na odpowiednim oprogramowaniu zyskały już silną pozycję na rynku usług telekomunikacyjnych dzięki znacznej poprawie jakości połączeń. Dodając do tego zapewnianą przez nie elastyczność i skalowalności, dzięki bazowaniu na technologii cyfrowej, zyskuje się niesamowitą przewagę konkurencyjną każdej firmie, która poważnie myśli o sprzedaży i obsłudze klienta przez telefon.
W tym celu warto również zdecydować się na rozwiązanie chmurowe, czyli usługę z wirtualnego dysku, którego administratorem jest dana firma. Zastąpienie centrali stacjonarnej chmurą niesie automatyczne korzyści finansowe. Koszty utrzymania centrali stacjonarnej to m.in.: instalacja sprzętu, jego utrzymanie, serwis, wsparcie merytoryczne i techniczne.
Policzmy, samo urządzenie kosztuje od ok. 500 zł (za ok. 4 linie wewnętrzne analogowe i 2 linie miejskie VoIP) do nawet ok. 17000 zł za bardziej zaawansowany sprzęt (np. 30 cyfrowych linii miejskich, 4 wewnętrznych linii analogowych, 64 wewnętrznych bezprzewodowych DECT itp.).
Średnia cena centrali dla małych i średnich firm waha się między 1000 a 3000 zł. Cena ta obejmuje np. od 5 do 12 analogowych linii miejskich, od 10 do 24 analogowych portów wewnętrznych i od 4 do 12 portów GSM w zależności od usługi.
Decydując się na wirtualną centralę telefoniczną oszczędności pojawiają się więc już przy samej instalacji. Dodajmy do teog, że mniejsze są równiez same koszty utrzymania PBX opartego na VoIP , a możliwości systemowe są zaś dużo większe. Cena ogranicza się wtedy do abonamentu, który występuje także w przypadku centrali stacjonarnej (kalkulacja jest więc stosunkowo prosta)
Brak konieczności zakupu i podpięcia centrali telefonicznej wiąże się też z łatwiejszą konfiguracją centrali wirtualnej. Zamiast serwisu i pomocy technicznej wystarczy bowiem jedynie wykupić usługę na stronie internetowej firmy proponującej takie rozwiązania.
Konfiguracja odbywa się poprzez panel internetowy i może być wykonana całkowicie zdalnie. Wszelką potrzebną pomoc możemy uzyskać różnymi kanałami takimi jak: telefon, e-mail czy chat z firmą, od której wykupiliśmy usługę.
Chmura jest wirtualnym dyskiem internetowym, co oznacza, że zgromadzone na niej dane są dostępne z każdego miejsca na świecie. Dzięki temu zarówno Ty, jak i Twój zespół może pracować np. zdalnie, nie martwiąc się o lokalizację.
Jest to zaleta, o której centrala stacjonarna może jedynie pomarzyć, nie mówiąc już o fizycznym zabieraniu miejsca w biurze w postaci nie tylko samego urządzenia, ale także kabli, czego w przypadku chmury nie doświadczymy. Zagadka logistyczna (gdzie to postawić?) zostaje więc rozwiązana jak węzeł gordyjski.
Z wirtualną centralą z łatwością można połączyć pracowników zdalnych (sprzedaż, serwis), co pomaga w utrzymaniu całej komunikacji w jednym miejscu.
Telefon VOIP dla firm
Telefon taki wygląda jak zwykły telefon, ale zamiast podłączenia do „tradycyjnej” linii telefonicznej, podłącza się go do Internetu.
Ujawnia się tu jego pierwsza zaleta – wykorzystuje infrastrukturę, którą już masz w firmie, nie musisz dociągać kabli telefonicznych i ponosić dodatkowych kosztów ich utrzymania.
Niższe koszty telefonu
W porównaniu z „tradycyjną telefonią” to jego największa zaleta. Żeby nie rozpisywać się zbyt rozwlekle, oto jak oszczędzasz wybierając VoIP:
- Koszty początkowe – kiedyś VoIP kojarzył się z wysoką ceną, teraz ceny są niższe, przy czym wejście w system nie wymaga infrastruktury i ludzi do jej obsługi – wystarczy Internet i prosta konfiguracja.
- Rozmowy przez internet – czyli VoIP – między oddziałami firmy są darmowe. Różnica jest największa, jeżeli Twoja firma posiada biuro zagraniczne. Wtedy na kosztach rozmów międzynarodowych oszczędzisz najwięcej.
Dowiedz się więcej o wirtualnej centrali – pobierz bezpłatny ebook „Wirtualna centrala telefoniczna. Niezbędnik nowoczesnego biznesu”.
Telefon VoIP to większe możliwości rozwoju
Telefon internetowy łatwo włączysz w większy system komunikacji w firmie, przy wykorzystaniu wirtualnej centrali. Dzięki temu znacznie zwiększysz efektywność pracy i przygotujesz się do rozwoju w przyszłości.
Wirtualna centrala telefoniczna VoIP daje Ci:
- skalowalność – łatwo dodasz nowe telefony i użytkowników
- wyższą przepustowość – jedna linia „zwykłej” telefonii obsłuży jedną rozmowę, przy telefonie VoIP liczba ta jest w zasadzie nieograniczona
- zapowiedzi głosowe IVR – dzięki dobrze zaprojektowanemu menu głosowemu skrócisz czas oczekiwania na linii i zmniejszysz obciążenie Twoich pracowników
- kontrolę kosztów – zablokujesz połączenia na wybrane numery i uzyskasz łatwy dostęp do billingów
- łatwą, samodzielną konfigurację, bez informatyków i techników – masz pełną kontrolę nad wirtualną centralą, IVR-em i kontami użytkowników przez panel www.
- niezależność od lokalizacji – z wirtualną centralą możesz pracować z każdego miejsca na świecie, gdzie tylko jest dostęp do Internetu.
Jak najlepiej pozyskać telefony VoIP dla firmy?
Decydując się na wirtualną centralę, system infolinii, czy contact center możesz liczyć, że wraz z nim otrzymasz telefony VoIP na preferencyjnych warunkach od swojego dostawcy, na przykład w formie dzierżawy lub różnych modeli zakupu (w tym ratalnego).
Wdrażając rozwiązania oferowane przez Focus Telecom Polska, otrzymasz:
- korzystne warunki dzierżawy
- dopasowane do Twoich potrzeb ceny zakupu
- sprawną instalację od kompetentnego dostawcy.
Telefonia VoIP
Telefonia VoIP pozwala zoptymalizować i zautomatyzować wiele codziennych procesów w organizacji. Dzwoniąc poprzez łączę internetowe możemy wykonywać połączenie prosto z systemu CRM. Ponadto dzięki odpowiednim algorytmom odbierania można przekierować dzwoniącego do wolnego pracownika w firmie. Pozwala to ograniczyć bezproduktywne godziny pracy agentów infolinii i znacznie skrócić czas oczekiwania dzwoniącego na rozmowę.
Telefonia VoIP to korzystny wybór przede wszystkim dzięki niższym cenom połączeń, zwłaszcza międzynarodowych, dzięki czemu nie trzeba martwić się o roaming czy ukryte koszty. Natomiast ceny połączeń krajowych sięgają rzędu kilku groszy, natomiast rozmowy w zasięgu jednej sieci są zawsze darmowe.
Telefonia VoIP ma także dużą zaletę, którą jest brak opłat abonamentowych. Korzystając z tej technologii, płaci się jedynie za wykonane rozmowy a nie dodatkowe usługi, tak jak w przypadku większości operatorów. Tym samym używając telefonii VoIP płacimy jedynie za połączenia, nie uiszczając opłaty za użytkowanie telefonu. Ponadto w przypadku usługi abonamentowej często mamy do czynienia z dodatkowymi funkcjonalnościami, które tak naprawdę nie są potrzebne do wykonywania połączeń czy też korzystania z internetu, a generują jedynie koszty.
Telefonia VoIP wymaga jedynie dostępu do internetu. Tradycyjne łącza są zupełnie niepotrzebne, a przy zmianie firma zatrzymuje wszystkie dotychczasowe numery. Ponadto telefonia VoIP niesie ze sobą także inne zalety.
Po pierwsze, numery telefonów nie są przypisane do danej lokalizacji, ale do firmy, czyli w przypadku zmiany siedziby, albo służbowego wyjazdu/przeniesienia siedziby za granicę numer zostaje zachowany i dostępny z miejsca, w którym aktualnie się znajdujemy. Można nawet zastosować przekierowanie z telefonu stacjonarnego na komórkowy, w przypadku dużej mobilności.
Po drugie, decydując się na telefonię VoIP możliwe jest wykupienie nie tylko lokalnych numerów telefonu, ale także zagranicznych. Jeżeli firma chce posługiwać się np. numerem brytyjskim, ponieważ mamy Klientów z Wielkiej Brytanii i chcemy, by widzieli brytyjski kierunkowy. Podobnie możemy zrobić z numerami z innego województwa. Jeśli firma ma ogólnopolski czy też ogólnoświatowy zasięg działania, dla różnych regionów i krajów może posiadać różne numery telefonów, dzięki którym Klienci będą mieli również tańsze połączenia z firmą (dotyczy to szczególnie numerów zagranicznych).
Po trzecie, VoIP wymaga łączy się z wirtualną centralą, która, jak już z resztą pisaliśmy, również oszczędza koszty i jest łatwiejsza w administrowaniu (sprawdź artykuł 12 powodów, dlaczego warto wybrać wirtualną centralę )
Telefonia VoIP dla firm
Telefonia VoIP to rozwiązanie odpowiednie zarówno dla dużych, jak i małych firm. Dla mniejszych przedsiębiorstw najważniejszą zaletą VoIP call center w porównaniu z telefonią tradycyjną będą niższe koszty. Dla wszystkich firm bardzo ważne będą: niezależność od operatora telekomunikacyjnego, niezależność numeracji od lokalizacji, nieograniczona liczba jednoczesnych rozmów oraz możliwość uruchomienia systemu w bardzo krótkim czasie.
Tradycyjna telefonia zaczyna zatem stopniowo ustępować miejsca rozwiązaniom VoIP dla firm. Są one dużo tańsze (zwłaszcza przy rozmowach międzynarodowych) a jakość połączenia jest zazwyczaj lepsza. Jak jednak rozpoznać czy telefonia VoIP jest odpowiednia dla Twojej firmy? To bardzo proste!
Może się wydawać, że zarówno centrala telefoniczna, jak i telefonia VoIP to rozwiązanie dla firm średnich lub dużych, a w małych wystarczy po prostu telefon i email. Jednak warto zauważyć, że wielkość firmy tka naprawdę nia ma żadnego znaczenia, zwłaszcza, gdy mówimy o rozwiązaniu, które pomaga zmniejszyć koszty.
Ponadto strata Klienta jest ciosem większym dla małych firm, niż tych większych. Dlatego, jeżeli pracujesz w małej firmie, chcesz, żeby Klient dodzwonił się do Ciebie za każdym razem bądź chcesz wiedzieć, kiedy się nie dodzwonił i natychmiast oddzwonić.W tym pomoże Ci centrala telefoniczna. Odbierzesz 98% telefonów, a na pozostałe oddzwonisz.
Do centrali telefonicznej zaś dobierz telefonię VoIp dla firm, która wygeneruje dużo mniejsze koszty połączeń oraz pozwoli Ci działać międzynarodowo.
Dlatego jeśli telefon jest dla Ciebie ważnym źródłem kontaktu, pamiętaj, że musi być cały czas dostępny. Dobrze też jest móc posługiwać się wciąż tym samym numerem, bez względu na czasową lub stałą zmianę lokalizacji. Warto też zadbać o niezawodne łączę. To wszystko zapewnić Ci vOiP dla firm.
Natomiast wirtualna centrala jest usługą dostępną przez internet, co sprawia, że działa zawsze – będziesz mógł z niej korzystać na przykład z domu, z dowolnego komputera i z telefonu komórkowego.Instalacją i wstępną konfiguracją zajmuje się dostawca centrali we współpracy z Tobą.
Również dalszy serwis i obsługa systemu jest po stronie dostawcy – nic nie musisz robić.
Aktualizacje wirtualnej centrali masz w cenie abonamentu – wszelkie łatki i uaktualnienia do najnowszej wersji dokonywane są automatycznie przez dostawcę.
Tym samym bez względu na wielkość warto jest wybrać telefonię VoIP dla firmy. Jeżeli zastanawiasz się nad takim rozwiązaniem, ale wciąż nie jesteś pewien, możesz przeczytać więcej w artykułach:
Co to jest prezentacja numeru, jak działa z VoIP i jak ją wykorzystać w firmie?
