Centrala telefoniczna kojarzy się z szafą pełną kabli – dużą, drogą i nieporęczną. Dla małej firmy taka stacjonarna centrala to niepotrzebny wydatek, kłopot i ograniczenie możliwości rozwoju. Jaka jest alternatywa przy podejmowaniu decyzji która centrala telefoniczna dla małej firmy okaże się skuteczna?
Czy mała firma potrzebuje centrali telefonicznej?
Może się wydawać, że centrala telefoniczna to rozwiązanie dla firm średnich lub dużych, a w małych wystarczy po prostu telefon i email.
Ale małą firmę, zwłaszcza będącą “na dorobku”, strata chociaż jednego klienta zaboli bardziej, niż firmę większą, o ugruntowanej pozycji.
A współczesny klient jest niecierpliwy, dobrze poinformowany i nie ma skrupułów.
Kiedy poszukuje produktów lub usług, dokładnie je sprawdza, robi sobie listę firm i dzwoni. Jak się nie dodzwoni, idzie dalej.
Dlatego chcesz, żeby się dodzwonił do Ciebie za każdym razem. Lub chcesz wiedzieć, kiedy się nie dodzwonił i natychmiast oddzwonić.
W tym pomoże Ci centrala telefoniczna. Odbierzesz 98% telefonów, a na pozostałe oddzwonisz.
Dlaczego dla małej firmy najlepsza będzie wirtualna centrala telefoniczna?
Oszczędzasz czas, miejsce i pieniądze na instalacji
…ponieważ nic nie instalujesz. Nie musisz martwić się o wspomnianą “szafę”. Nie musisz prowadzić dodatkowych kabli, zastanawiać się, gdzie tę szafę postawić i jak ją podłączyć do prądu.
Wirtualna centrala jest dostępna przez internet w formie usługi abonamentowej – do korzystania wystarczy łącze (które w dzisiejszych czasach i tak jest koniecznością), komputer i telefon.
Instalacją i wstępną konfiguracją zajmuje się dostawca centrali we współpracy z Tobą.
Również dalszy serwis i obsługa systemu jest po stronie dostawcy – nic nie musisz robić.
Aktualizacje wirtualnej centrali masz w cenie abonamentu – wszelkie łatki i uaktualnienia do najnowszej wersji dokonywane są automatycznie przez dostawcę.
W ogóle nie musisz się nimi przejmować – po prostu korzystasz.
Możesz pracować z dowolnego miejsca
Ponieważ wirtualna centrala dostępna jest przez internet, nie jesteś przywiązany do lokalizacji.
Twój zespół może pracować z domu – nie musisz mieć biura, a środki, które zaoszczędzisz na wynajmie, zainwestujesz w rozwój firmy.
Albo w wakacje.
Centrala telefoniczna dla małej firmy – każdy się do Ciebie dodzwoni
Dzięki wirtualnej centrali telefonicznej nie ucieknie Ci żaden potencjalny klient:
- ustaw przekierowania – kiedy jeden z Twoich telefonów jest zajęty, następne rozmowy przekazywane będą do kolejnego;
- zbuduj w prosty sposób menu głosowe (IVR) – nie musi być skomplikowane: wystarczy zapowiedź (“Dodzwoniłeś się do…”) i informacja o ewentualnym czasie oczekiwania, a także opcja zostawienia wiadomości na skrzynce głosowej.
Jeżeli ktoś zrezygnuje z oczekiwania na połączenie, dowiesz się o tym i będziesz mógł szybko oddzwonić.
Jeżeli chcesz się dowiedzieć, jak dobrze zaprojektować IVR, przeczytaj ten artykuł.
Kontroluj centralę samodzielnie
Masz pełną kontrolę nad konfiguracją wirtualnej centrali telefonicznej, bez potrzeby płacenia drogim specjalistom.
Wszystkie parametry pracy centrali (przekierowania, IVR, godziny pracy, itp.) ustawisz sam przez panel administracyjny dostępny przez internet.
Z dowolnego miejsca na świecie i z dowolnego komputera.
Zadbaj o bezpieczeństwo
Jeżeli telefon jest dla Ciebie ważnym źródłem kontaktu z klientem, zarówno z tym nowym, jak i istniejącym, musi być cały czas dostępny.
W przypadku awarii prądu, czy pożaru w Twoim biurze (czego Ci oczywiście nie życzymy), tradycyjna stacjonarna centrala przestanie działać.
Natomiast wirtualna centrala jest usługą dostępną przez internet, co sprawia, że działa zawsze – będziesz mógł z niej korzystać na przykład z domu, z dowolnego komputera i z telefonu komórkowego.
Dowiedz się więcej o bezpieczeństwie rozwiązań w chmurze czytając ten artykuł – dotyczy co prawda usługi contact center, ale wiele z opisanych przypadków jest uniwersalnych.
Rozwijaj się bez przeszkód
W pewnym momencie – w czym szczerze Ci kibicujemy – będziesz chciał rozwinąć firmę. Zatrudnić nowych ludzi, otworzyć nowy oddział.
W przypadku tradycyjnej, stacjonarnej centrali telefonicznej, wymagałoby to kupienia kolejnej “szafy”, dodawania dalszych kabli, podpisania umowy z operatorem telefonicznym w nowym biurze.
Koszty, czas, kłopot.
Z wirtualną centralą nie masz tego problemu – po prostu zamawiasz konta dla nowych pracowników i “wpinasz” ich w system. Mogą od razu zaczynać pracę.
Szukasz informacji o wirtualnej centrali i systemie telefonii w firmie? Przeczytaj te artykuły:
Dlaczego większość firm wybiera telefon VoIP?
Centrala wirtualna czy stacjonarna w firmie?
6 powodów, dla których musisz znać statystyki rozmów telefonicznych w firmie
