Blog

W dzisiejszych czasach trudno sobie wyobrazić profesjonalną firmę bez rozwiązania typu centrala telefoniczna – umożliwiającego zarządzanie infolinią, numerami wewnętrznymi, przekierowaniami. Poniżej porównamy 2 najpopularniejsze rozwiązania i opiszemy korzyści płynące z każdego z nich.

 

Centrale telefoniczne podzielmy według kilku kluczowych kryteriów:

  • Sposób połączenia tel. z siecią firmową
  • Umiejscowienie fizyczne centrali telefonicznej
  • Sposób zarządzania centralą telefoniczną w firmie
  • Zasoby potrzebne do utrzymania oraz zarządzania centralą
  • Możliwości integracji z systemami wewnętrznymi firmy (np. CRM)

 

Centrale analogowe / cyfrowe (lokalne)

Rozwiązanie “landline” oparte o klasyczne przewody i aparaty telefoniczne, które łączą wszystkie telefony w firmie w jedną sieć.

Centralą zarządza najczęściej lokalny operator telekomunikacyjny, którego koszty odzwierciedlone są zazwyczaj w rachunkach miesięcznych. Sama instalacja wszystkich przewodów i kabli oraz zakup telefonów nie są tanie. Infrastruktura wymaga również stałej obecności specjalisty IT, który będzie opiekował się siecią. Centrale analogowe są zatem kosztowne we wdrożeniu i utrzymaniu, ale cieszą się doskonałą jakością połączeń. Niezawodność telekomunikacji analogowej przekłada się jednak na wyższe miesięczne koszty niż w przypadku używania wirtualnej lub miejscowej centrali telefonicznej.

 

 

Systemy analogowe nie sprawdzą się w przypadku pracowników zdalnych. Dodatkowo trudno jest za ich pomocą odpowiednio kolejkować połączenia. Korzystanie z centrali ograniczone jest do telefonów stacjonarnych pracowników, którzy muszą być fizycznie obecni w biurze. Każde nowe miejsce pracy wymaga doprowadzenia do niego kabla telefonicznego.

Centrale analogowe to przede wszystkim koszt inwestycji początkowej (infrastruktura). Nie wymagają abonamentu, o ile posiadasz zasoby wewnętrzne, które będą administrować systemem i prowadzić jego stałą konserwację. Do centrali można podpiąć numery od dowolnego operatora.

Centrale stacjonarne nie oferują pod tym kątem zbyt wiele opcji integracji z systemami zewnętrznymi i wewnętrznymi firmy. Jeżeli nawet producent dopuszcza takie opcje, to raczej nie są one ani łatwe, ani przyjemne. Wiedza na temat integracji spoczywa na Kliencie.

Zwolennicy centrali stacjonarnych często poruszają kwestie związane z bezpieczeństwem i możliwością kontroli wszystkich procesów wewnątrz organizacji. O ile można się zgodzić w przypadku tego drugiego argumentu, o tyle kwestia zabezpieczeń pozostaje dyskusyjna lub nie do końca istotna. Przed podjęciem decyzji o inwestycji warto zastanowić się, czy jesteśmy w stanie zapewnić taki poziom bezpieczeństwa i gwarancji jak profesjonalny dostawca usług wirtualnej centrali

Centrale wirtualne (cloud provider)

Pracownicy firmy łączą się z siecią za pomocą połączeń VoIP. Serwerami w całości zarządza operator telefonii IP. Do uruchomienia telefonów wymagane jest tylko łącze internetowe i konfiguracja wirtualnej centrali z operatorem / dostawcą. Koszty wdrożenie ogranicza się tylko do zakupu aparatów Voip (zobacz artykuł 12 powodów, dlaczego warto wybrać wirtualną centralę) 

 

Wirtualna centrala nie wymaga więc:

  • dedykowanej powierzchni biurowej,
  • zatrudniania / wynajmowania specjalisty IT, administratora,
  • Indywidualnej certyfikacji bezpieczeństwa (np. pod kątem RODO).

 

Usługi administracji serwerem, centralą prowadzi za nas zewnętrzna firma. Nasza rola ogranicza się tylko do obsługi panelu centrali w przeglądarce internetowej (dodawanie, edycja numerów, przekierowań, zapowiedzi głosowych).

 

 

Z wirtualną centralą z łatwością można połączyć pracowników zdalnych (sprzedaż, serwis), co pomaga w utrzymaniu całej komunikacji w jednym miejscu.

 

Wirtualne centrale telefoniczne doskonale sprawdzą się w:

  • podziale, przekierowaniu i automatyzacji reguł połączeń przychodzących
  • konfiguracji automatycznej sekretarki i menu głosowego (IVR)
  • dowolnej konfiguracji numerów wewnętrznych
  • nagrywaniu, przechowywaniu i odsłuchiwaniu nagrań
  • zbieraniu i analizie danych telekomunikacyjnych w jednym panelu
  • prowadzeniu połączeń video
  • uproszczeniu procesu zarządzania telekomunikacją w firmie
  • skalowaniu rozwiązań telekomunikacyjnych wraz z rozwojem firmy
  • przypadkach przeprowadzek, zmian siedziby firmy

 

Wirtualne centrale oparte o telefonię VoIP pomimo kilku wad są zdecydowanie nowocześniejszą technologią, która z biegiem czasu zacznie wypierać centrale analogowe z rynku. Elastyczność wdrożenia i rozbudowy jest po prostu dopasowana do potrzeb dynamicznego środowiska biznesowego.

Telefonia VoIP pozwala zoptymalizować i  zautomatyzować wielu codziennych procesów. Przykładowo system może sam nawiązywać połączenia z klientami z bazy CRM lub też dzięki różnym algorytmom odbierania może przekierować dzwoniącego do wolnego pracownika w firmie.  Pozwala to ograniczyć bezproduktywne godziny pracy agentów infolinii i znacznie skrócić czas oczekiwania dzwoniącego na rozmowę.

Wirtualne centrale oparte o rozwiązania VoIP i odpowiednie oprogramowanie zyskały już silną pozycję na rynku usług telekomunikacyjnych dzięki znacznej poprawie jakości połączeń oraz swojej elastyczności i skalowalności wynikającej z tego, że są oparte na technologii cyfrowej. To właśnie te unikalne funkcje i możliwości mogą dać przewagę konkurencyjną każdej firmie, która poważnie myśli o sprzedaży i obsłudze klienta przez telefon.

 

Podsumowanie:

Wybór odpowiedniego rozwiązania uzależniony jest od potrzeb oraz zasobów każdej firmy. Jeszcze 10 lat temu kluczową cechą przemawiającą za centralą analogową była z pewnością jakość i niezawodność połączeń. Z wirtualnych central korzystały przeważnie małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których podstawowymi zaletami były cena oraz ,,leasingowa i outsourcingowa forma” usługi. Dzisiaj jednak telefonia Voip osiągając ten sam poziom jakości skutecznie wypiera dużo droższe i trudniejsze w utrzymaniu rozwiązania, również w sektorze wielkich korporacji. Nawet firmy, które posiadają pokaźne zasoby finansowe i kadrowe do utrzymania systemów analogowych decydują się na zmianę technologii ze względu na możliwości integracji centrali pbx z innymi systemami firmy (np. CRM).

Biorąc zatem pod uwagę całkowite koszty wdrożenia, administracji oraz perspektywy rozwoju rozwiązań szala zwycięstwa przechyla się na stronę technologii wirtualnych.

 

Autor: Grzegorz Podlewski

Pozyskaj Więcej Leadów
I Zwiększ Sprzedaż

Pobierz eBook
close-link
Przewodnik RODO
Pobierz eBook