Bezpieczeństwo telekonferencji i wideokonferencji? Czy dotyczy Twojej firmy? Na pewno tak. Telekonferencje i wideokonferencje są popularną alternatywą do spotkań, nie tylko w czasach pandemii koronawirusa. Problemy jednak zaczynają się, gdy korzystamy z niesprawdzonych rozwiązań. Wtedy narażamy bezpieczeństwo naszych danych i informacji biznesowych.
Oczywiście, wideokonferencje stanowią wygodny, szybki i efektywny sposób komunikacji ze współpracownikami, klientami czy partnerami biznesowymi. Warto jednak zastanowić się nad wdrożeniem narzędzia do telekonferencji, które gwarantuje bezpieczeństwo, a także dostęp wyłącznie za pomocą telefonu.
W sytuacji, w której się znaleźliśmy, biznes jest znacznie bardziej kruchy i narażony na wpływy, dlatego bezpieczeństwo powinno być dla nas priorytetem. Ataki zdarzają się nawet w dużych firmach – w ostatnim tygodniu przekonała się od tym boleśnie firma CCC, która doświadczyła ataku hakerskiego na strategiczną rozmowę wideokonferencyjną, w której wymieniano kluczowe dla firmy dane. Wyobraźmy sobie taki atak podczas spotkania z kluczowymi partnerami lub klientami. Konsekwencje mogą być katastrofalne.
Ten przykład podkreśla potrzebę zadbania o najwyższy poziom bezpieczeństwa. Udostępniane podczas spotkań wirtualnych dokumenty zawierają często dane, których wypłynięcie może być dla firmy fatalne w skutkach. To zresztą nie tylko kwestia utraty danych, to także bardzo istotna sprawa naruszenia dobrego wizerunku firmy. Ataki hakerskie czy trollingowe to tylko jeden z problemów, którego możemy doświadczyć, jeżeli nasze wirtualne spotkania nie są odpowiednio zabezpieczone.
Niejednokrotnie do wycieku danych czy naruszeń prywatności dochodzi także z wewnątrz firmy. Pracownicy – często całkowicie nieświadomie – doprowadzają do wycieku danych, po prostu nie stosując się do wytyczonych instrukcji bezpieczeństwa lub ich nie znając.
O co nietrudno, zwłaszcza w sytuacji, kiedy rozwiązanie wideokonferencyjne zostało wybrane i wdrożone na szybko, wraz z innym narzędziami do pracy zdalnej, po ogłoszeniu konieczności zachowania społecznego dystansu w związku z rozprzestrzenianiem się koronawirusa. Takich sytuacji, jak ta, której doświadczyła ostatnio firma CCC będzie w najbliższym czasie z całą pewnością więcej. Jak zatem się przed tym zabezpieczyć?
Poniżej opisujemy kilka sposobów, które pozwolą nam na zabezpieczenie się przed wyciekiem danych podczas telekonferencji, czy wideokonferencji. Ale przede wszystkim zachęcamy do tego, by dokonać wyboru profesjonalnego narzędzia. To nie czas na korzystanie z darmowych rozwiązań, które nie dają żadnych gwarancji zabezpieczeń.
Bezpieczeństwo telekonferencji: zabezpiecz dostęp za pomocą kodu
Rozwój narzędzi do telekonferencji pozwala zarządzać interakcjami grupowymi, nawet takimi, które uwzględniają udział wielu osób (na przykład kilkuset – takie możliwości dają niektóre rozwiązania do telekonferencji). Zarządzanie tymi interakcjami, które mogą jednocześnie pełnić funkcję zabezpieczenia dostępu do tzw. pokojów konferencyjnych. Dzięki temu można ustawić parametry telekonferencji, które pozwalają śledzić ruchy uczestników, jak na przykład ograniczony czas dołączenia do telekonferencji, czy tryb dostępu. Uczestnicy wdzwaniają się na spotkanie i podają ustalony dla danego pokoju PIN lub indywidualnie nadawany klucz dostępu.
Oczywiście, każdy może uzyskać numer telefonu telekonferencyjnego, ale nadanie numeru identyfikacyjnego sprawia, że te dane znacznie trudniej przekazać osobom nieuprawnionym. Aby zapobiec potencjalnym włamaniom, ważne jest, aby dostawca usług telekonferencyjnych oferował numery identyfikacyjne (PIN). Zapewnienie kodów konferencyjnych jest prawdopodobnie najważniejszym etapem przygotowania bezpiecznego połączenia podczas telekonferencji. Zastosowanie kodów pomaga ograniczyć dwa potencjalne zagrożenia: zewnętrzne oraz ewentualne przecieki wewnętrzne.
Nagrywanie spotkań: to dobre rozwiązanie, jeśli operator gwarantuje bezpieczeństwo danych
Czasami w rozmowach nie mogą uczestniczyć wszyscy, którzy powinni. W takiej sytuacji z całą pewnością warto nagrać spotkanie, żeby móc się nim podzielić z nieobecnymi. Nagrywanie rozmów zawsze budzi kontrowersje związane z przechowywaniem i przetwarzaniem danych. Jednak z punktu widzenia biznesowego może przynieść wiele korzyści.
Funkcja nagrywania może spełniać na przykład funkcję szkoleniową lub pozwolić na usprawnienie wewnętrznych procesów i skrócenie niektórych procedur. Warto upewnić się, że wszystkie archiwizowane nagrania są szyfrowane przez dostawcę usług.
O bezpieczeństwo telekonferencji zadbaj też jako gospodarz
Z całą pewnością warto także pomyśleć o funkcjach, które usprawnią i zabezpieczą sam przebieg telekonferencji przed zakłóceniami. Na przykład do takich funkcji należy opcja wyciszenia uczestników – która zabezpiecza przed zakłóceniami dźwiękowymi, ale też przez zakłóceniem toku spotkania – daje możliwość udzielania głosu tylko z poziomu gospodarza, co znacznie wpływa na usprawnienie przebiegu rozmowy, zwłaszcza jeśli uczestniczy w niej wiele osób.
Inną ważną funkcją jest opcja rozłączenia, która pozwala na rozłączenie niepożądanych uczestników czy zablokowanie dostępu do telekonferencji intruzom.
W tej chwili zdecydowana większość pracowników biurowych wykonuje swoje obowiązki zdalnie, nawet jeżeli wcześniej nie mieli takiej możliwości. W wielu przypadkach może się okazać, że takie rozwiązanie na dłuższą metę przynosi zyski związane z oszczędnością i lepszą organizacją. Po kryzysie związanym z kwarantanną, firma pozostanie uzbrojona w bezpieczne, oszczędne i profesjonalne rozwiązanie, które sprawdzi się również wtedy, kiedy praca zdalna przestanie być koniecznością.
