Blog

Chaos, przekrzykiwanie się, zasypianie części uczestników, bezproduktywne dygresje… Telekonferencja może się nie udać z wielu powodów. Zastosuj 8 złotych zasad prowadzenia efektywnych spotkań na odległość, aby uniknąć ryzyka katastrofy. Uczestnicy telekonferencji będą Ci wdzięczni.

 

Czytaj więcej o aplikacji do telekonferencji >

 

Jeżeli przeczytałeś nasz wpis na temat organizacji telekonferencji, wiesz już, jak idealnie przygotować grupowe spotkanie telefoniczne. Telekonferencja – jak ją zrobić, poznaj nasze zasady, których przestrzeganie gwarantuje efektywny przebieg telekonferencji.

1. Czas telekonferencji

  • zacznij punktualnie, nie czekaj na spóźnialskich. Jeśli to zrobisz, spóźnianie się na telekonferencje stanie się w Twojej firmie normą.
  • pilnuj czasu trwania poszczególnych części spotkania – wg agendy – oraz terminowego zakończenia.

2. Notatki podczas telekonferencji

Wyznacz osobę do robienia notatek z przebiegu spotkania. Jeśli kierujesz spotkaniem, nie możesz zajmować się notowaniem.

 

telekonferencje

 

3. Początek telekonferencji

  • sprawdzenie listy obecności. Gdy w spotkaniu uczestniczą osoby nie znające się, przedstaw je lub zachęć do samodzielnego przedstawienia się.
  • powitanie – bądź entuzjastyczny – nastrój prowadzącego udziela się uczestnikom.
  • cel i agenda – choć wysłałeś to w zaproszeniach, trzeba w tym miejscu przypomnieć po co się spotykacie i co po kolei będziecie omawiać. Jeśli na początku spotkania zgłaszane są do omówienia kwestie, które nie zostały zaplanowane w agendzie, pozostaw ich omówienie na koniec.
  • zasady – przedstaw zasady komunikacji: krótkie wypowiedzi, przedstawianie się przed każdą wypowiedzią, przerwy na komentarze od pozostałych rozmówców, mówienie wyraźnie i bez pośpiechu.

4. Telekonferencja – aktywizacja uczestników w trakcie

  • milczki – zwracaj uwagę na zbyt długo milczących uczestników i zachęcaj ich do udziału pytaniami. Nie muszą być wyrafinowane – jeśli ktoś popadł w zadumę, nawet zwykłe „Czy myślisz, że to dobry pomysł Michale?” wyrwie go z błogiego rozmarzenia i zmotywuje do większej aktywności.
  • podsumowania – po omówieniu każdego punktu agendy zapytaj każdego uczestnika z osobna o ewentualne pytania lub komentarze. Można nawet zapytać o najważniejszą ich zdaniem kwestię, którą usłyszeli.

5. Radzenie sobie ze zbyt gorącymi uczestnikami telekonferencji

Nie obawiaj się wykorzystywać funkcji wyciszania uczestników (po uprzedzeniu ich o tym) i udzielania głosu. Uczestnicy będą bardziej cenić wartościowo wykorzystany czas niż Twoją delikatność.

 

telekonferencja

 

6. Przerwy podczas telekonferencji

Przy dłuższych spotkaniach rób min. 5-10 minutowe przerwy co godzinę lub półtorej godziny. Nawet jeśli nikt nie ma ochoty na kawę czy nie musi pójść do toalety, przerwy pomagają odświeżyć umysł.

7. Skuteczna komunikacja podczas telekonferencji

  • Twój entuzjazm – prowadź spotkanie energicznym głosem. Uczestnicy nie widzą ani siebie nawzajem, ani żadnych wizualizacji. Ton głosu prowadzącego jest kluczem do podtrzymania dynamiki spotkania.
  • przedstawianie się przed każdą wypowiedzią – nawet gdy uczestniczą same znające się osoby. Głos przez telefon brzmi nieco inaczej niż w kontakcie bezpośrednim.
  • adresowanie pytań – przy każdym pytaniu jasno wskazuj, komu je zadajesz, podobnie przy komentarzu wyraźnie informuj pod czyim adresem go wypowiadasz – łatwiej uniknąć zamieszania w sytuacji, gdy rozmówcy nie widzą swoich twarzy i zwiększa to prawdopodobieństwo uzyskania odpowiedzi.
  • przedstawianie dołączających do spotkania – przedstaw osoby dołączające do spotkania w jego trakcie. W przerwie między wypowiedziami powiedz np. „Właśnie dołączyła do nas Zofia Rybczyńska, nasza główna księgowa. Kontynuujmy”.
  • przekazywanie emocji – „triki” typu „przewracanie oczami” czy spuszczanie głowy nie są widoczne podczas rozmowy telefonicznej.

 

telekonferencja jak zrobić

 

8. Zakończenie telekonferencji

  • wymień w skrócie wszystkie omawiane kwestie,
  • przypomnij decyzje odnośnie dalszych działań,
  • podziękuj za udział,
  • poinstruuj uczestników aby zakończyli połączenia.
  • prześlij e-mail z podsumowaniem ustaleń ze spotkania.

 

 

Sięgnij po więcej!

 

Dowiedz się wszystkiego o przygotowaniu i prowadzeniu telekonferencji – pobierz bezpłatny ebook:

Definitywny przewodnik po telekonferencjach

Czytaj także artykuł:

Narzędzia do telekonferencji

 

 

 

 

Udana telekonferencja pozwala zaoszczędzić czas, wydatki i wysiłek związany z podróżami służbowymi.

Czy w pełni wykorzystujesz możliwości tego narzędzia? Porozmawiaj o tym z naszymi ekspertami – wypełnij formularz i umów się na bezpłatną konsultację.