Faks (pisany też z angielska „fax”) wydaje się reliktem, maszyną i technologią, której w dobie komunikacji elektronicznej, nikt nie używa. Tymczasem według IDC, nie dość, że nie umarł, to jeszcze zyskał nowe życie w formie wirtualnego faksu. Przeczytaj, jak działa wirtualny fax (czyli faks przez internet) i dlaczego warto rozważyć odkurzenie i użycie w firmie tej technologii komunikacji.
Jak działa wirtualny fax?
Prekursor faksu pierwsze kroki stawiał w XIX wieku, jeszcze zanim wynaleziono telefon. Na początku do przekazywania obrazów i pisanego tekstu wykorzystywał linie telegraficzne.
Współczesny faks skanuje obraz i tekst z kartki, którą mu podasz, przekształca je w obraz i następnie przesyła całość tonowo przez łącze telefoniczne. Faks odbierający odtwarza obraz z tonów, a następnie go drukuje.
Wirtualny fax działa podobnie. Zamiast skanowania, dokument wgrywasz do systemu z komputera.
Działa to także w drugą stronę – dokument wysłany z „tradycyjnego” faksu otrzymasz na adres e-mail, w formacie pdf. Stąd też powszechnie używane określenia wirtualnego faksu „fax2mail” oraz „mail2fax”.
(Jeżeli używasz „tradycyjnego” faksu i chcesz się dowiedzieć, jak przejść na fax wirtualny, kliknij tu)
Według IDC, fax przez internet jest coraz bardziej popularny
International Data Corporation (IDC – www.idc.com) w 2017 roku opublikowała raport “Fax Market Pulse: Trends, Growth and Opportunities” (Rynek komunikacji faksowej: trendy, wzrost i szanse). Wyniki wskazują na wzrost użycia faksu w czterech badanych branżach – administracji publicznej, sektorze finansowym, opiece zdrowotnej i przemyśle produkcyjnym.
Warto, byś zwrócił uwagę, że badanie zleciła i opłaciła firma, dostarczająca usługi wirtualnego faksu.
Na pierwszy rzut oka może to wywołać opór, możesz też wątpić w rzetelność takich badań. Z drugiej strony, zlecanie badań przez firmy zdarza się często, a instytucja taka jak IDC nie może sobie pozwolić na zrujnowanie reputacji przez nieuczciwe przedstawienie wyników.
Zatem – możesz potraktować badanie jako ciekawostkę, albo… poważnie zastanowić się, czy aby nie warto zainwestować w faks przez internet.
A oto 6 powodów, dla których firmy wciąż używają faksu w XXI wieku
prosto z dyskusji, która rozgorzała w związku z ankietą na stronie Spiceworks.
Twoi klienci używają faksów, więc… nie masz wyboru
Komunikowanie się w taki sposób, w jaki komunikują się Twoi klienci to podstawa dobrej i owocnej współpracy biznesowej. Jeżeli zatem Twoi klienci używają faksu, to i Ty również powinieneś go używać.
Dla Ciebie jest to podstawowy powód, dla którego warto, byś rozważył użycie faksu (bądź już go używasz i chcesz się „przesiąść” na fax wirtualny).
Osoby starsze są przyzwyczajone do faksowania
Często „osobami starszymi” są doświadczeni i wpływowi pracownicy firm, zasiadający w zarządach czy zajmujący stanowiska dyrektorskie. Ich wiedza jest dla organizacji bezcenna, a opinie mają dużą wagę. Stąd, jeżeli taki pracownik chce używać faksu, to… kto mu odmówi?
Instytucje państwowe używają faksu
Wejdź na strony internetowe urzędów – w wielu przypadkach w zakładce “kontakt” znajdziesz numer faksu. Email? Gdzieś niżej… W dalszym ciągu zgłoszenia, na przykład do przetargów, są przyjmowane przez faks. Zatem jeżeli chcesz współpracować z administracją publiczną, powinieneś mieć możliwość wysyłania i odbierania faksów.
Wciąż pokutuje przeświadczenie, że faks jest bardziej bezpieczny od e-maili
Jest to tylko częściowa prawda – jeżeli ktoś chce podejrzeć, co faksujesz, to jest w stanie to zrobić. Chyba, że zastosujesz szyfrowanie – co w przypadku “tradycyjnego” faksu jest nierealne. Z kolei powszechność e-maili sprawia, że stosunkowo łatwo znaleźć narzędzia do ich nieuprawnionego odczytania.
Dochodzi też możliwość przypadkowego wysłania wiadomości na błędny adres e-mail. Przy ogromnej liczbie istniejących na świecie skrzynek, jest szansa, że gdy pomylisz się przy wpisywaniu adresu, ktoś Twojego maila i tak dostanie.
Jest to naturalnie też możliwe w przypadku faksu. Możesz podać nieprawidłowy numer telefonu – ale liczba aktywnych użytkowników, i stąd szansa przypadkowego trafienia na numer któregoś z nich, jest znacznie mniejsza.
Nie ma wyboru – warunki przetargu wymagają komunikacji przez faks
Tu nie ma dyskusji – jeżeli startujesz w przetargu, gdzie składanie ofert odbywa się przez faks, musisz spełnić ten warunek. A że najbardziej lukratywne przetargi są te ogłaszane przez firmy państwowe… patrz punkt 3.
Ludziom ciężko rozstać się z technologią, do której się przyzwyczaili. Zwłaszcza, że sama technologia nie zmieniła się od kilkudziesięciu lat.
Jak zmienić fax stacjonarny na fax online
Dostawców usługi fax2mail jest wielu. Często oferują wyłącznie samą usługę, bez żadnych dodatków.
Naszym zdaniem, mnożenie aplikacji od różnych dostawców nie jest korzystne. Mogą się ze sobą nie dogadywać, przez co będziesz miał problemy z działaniem systemu, albo nie będziesz w stanie wysyłać wiadomości.
Internetowy fax jest jednym z elementów dobrej wirtualnej centrali telefonicznej. Dzięki niej, niewielkim kosztem zapanujesz nad całością komunikacji telefonicznej w Twojej firmie, oraz bez problemu nadasz i wyślesz faks, bez potrzeby utrzymywania fizycznych urządzeń.
Chcesz wiedzieć więcej o wirtualnej centrali i systemie telefonii w firmie? Przeczytaj te artykuły:
Jaka centrala telefoniczna będzie najlepsza dla małej firmy?
Dlaczego większość firm wybiera telefon VoIP?
Centrala wirtualna czy stacjonarna w firmie?
6 powodów, dla których musisz znać statystyki rozmów telefonicznych w firmie
