Nadmierne wydatki są częstą bolączką firm każdej wielkości, a ich ograniczenie wymaga odpowiednich narzędzi. Redukcja kosztów firmowych rozmów telefonicznych jest możliwa z wykorzystaniem prostej funkcji wirtualnej centrali: limitów kwotowych.
Większość firm, które pytamy o wydatki telekomunikacyjne, nie jest w stanie podać dokładnych liczb. Tymczasem według naszych – i nie tylko naszych – szacunków, nawet do 30% kosztów rozmów telefonicznych w firmach jest niepotrzebna. Jak je zmniejszyć i zoptymalizować? Prostą funkcją, dzięki którym możesz zaoszczędzić, są limity kwotowe.
Limity kwotowe – jak to działa?
Mechanizm limitu kwotowego jest niezmiernie prosty. Każdy użytkownik wirtualnej centrali telefonicznej w Twojej firmie, uprawniony do wykonywania połączeń wychodzących – handlowiec, telemarketer, doradca klienta – może mieć indywidualną granicę wydatków na telefony. Ustalasz ją w panelu administracyjnym dla danego konta użytkownika lub typu kont (np. wszyscy posiadacze kont „Agent”). Limity mogą być zarówno dzienne, jak i miesięczne.
Dzięki temu masz gwarancję, że dany użytkownik nie „zaszaleje” i nie wydzwoni niebotycznego rachunku. System mu na to nie pozwoli, blokując połączenia wychodzące po osiągnięciu limitu.
Limity kwotowe zabezpieczą przed zawyżonymi kosztami
Limit kwotowy ma tę przewagę nad bilingiem, że działa zapobiegawczo. Nawet jeżeli co miesiąc kontrolujesz bilingi i faktury za telefon, zbyt wysokie koszty wykryjesz jak już zaistnieją i będziesz zobowiązany do ich zapłacenia. Natomiast limity kwotowe po prostu uniemożliwią dzwonienie.
Dodatkowo, znacznie łatwiej zaplanujesz okresowy budżet, znając maksymalne, nieprzekraczalne wydatki na rozmowy telefoniczne wszystkich użytkowników.
Limity kwotowe ułatwią zarządzanie budżetem
Wartość pieniężną limitu wprowadziliśmy dla ułatwienia – zamiast działać na nieoczywistych i trudnych do ujęcia w budżetach „limitach impulsów” czy też „limitach czasowych”, operujesz na pieniądzach. Nie ma problemu z uwzględnieniem kwot limitów w bilansach i rozliczeniach. Dodatkowo, kwoty pieniężne są konkretne i łatwe do zrozumienia dla każdego – pieniądze lepiej działają na wyobraźnię niż minuty czy impulsy.
Dodatkowym ułatwieniem jest automatyczne naliczanie kosztów w wirtualnej centrali. System sam „wie” ile kosztuje minuta rozmowy u Twojego operatora, nie ręcznie wprowadzać stawek przy zmianach cenników czy wejściu na rynki zagraniczne.
Limity kwotowe kontrolują pracę
Limit kwotowy możesz traktować jako dodatkowy mechanizm kontroli pracy Twoich konsultantów. Jeżeli komuś kończy się limit w połowie miesiąca, możesz sytuację z nim wyjaśnić. Może ustalone limity są zbyt małe? A może… dzwoni prywatnie?
Jeżeli poinformujesz pracowników o ustalonych limitach, rozmowy prywatne w zasadzie nie będą się zdarzały.
Chcesz wiedzieć więcej o wirtualnej centrali i o tym, jak uzyskać niższe koszty rozmów telefonicznych w firmie? Przeczytaj te artykuły:
Jaka centrala telefoniczna będzie najlepsza dla małej firmy?
Dlaczego większość firm wybiera telefon VoIP?
Centrala wirtualna czy stacjonarna w firmie?
6 powodów, dla których musisz znać statystyki rozmów telefonicznych w firmie
