Zobacz video
Zamów demo

Blog

Chaos, przekrzykiwanie się, zasypianie części uczestników, dygresje… Zastosuj 8 złotych zasad prowadzenia efektywnych spotkań na odległość, aby uniknąć ryzyka nieudanej telekonferencji. Uczestnicy będą Ci wdzięczni.

Jeżeli przeczytałeś nasz wpis na temat organizacji telekonferencji, wiesz już, jak idealnie przygotować grupowe spotkanie telefoniczne. Telekonferencja – jak ją zrobić, poznaj nasze zasady, których przestrzeganie gwarantuje efektywny przebieg telekonferencji.

1. Czas

  • zacznij punktualnie, nie czekaj na spóźnialskich. Jeśli to zrobisz, spóźnianie się na telekonferencje stanie się w Twojej firmie normą.
  • pilnuj czasu trwania poszczególnych części spotkania – wg agendy – oraz terminowego zakończenia.

2. Notatki

Wyznacz osobę do robienia notatek z przebiegu spotkania. Jeśli kierujesz spotkaniem, nie możesz zajmować się notowaniem.

3. Początek

  • sprawdzenie listy obecności. Gdy w spotkaniu uczestniczą osoby nie znające się, przedstaw je lub zachęć do samodzielnego przedstawienia się.
  • powitanie – bądź entuzjastyczny – nastrój prowadzącego udziela się uczestnikom.
  • cel i agenda – choć wysłałeś to w zaproszeniach, trzeba w tym miejscu przypomnieć po co się spotykacie i co po kolei będziecie omawiać. Jeśli na początku spotkania zgłaszane są do omówienia kwestie, które nie zostały zaplanowane w agendzie, pozostaw ich omówienie na koniec.
  • zasady – przedstaw zasady komunikacji: krótkie wypowiedzi, przedstawianie się przed każdą wypowiedzią, przerwy na komentarze od pozostałych rozmówców, mówienie wyraźnie i bez pośpiechu.

4. Telekonferencja – aktywizacja uczestników w trakcie

  • milczki – zwracaj uwagę na zbyt długo milczących uczestników i zachęcaj ich do udziału pytaniami. Nie muszą być wyrafinowane – jeśli ktoś popadł w zadumę, nawet zwykłe „Czy myślisz, że to dobry pomysł Michale?” wyrwie go z błogiego rozmarzenia i zmotywuje do większej aktywności.
  • podsumowania – po omówieniu każdego punktu agendy zapytaj każdego uczestnika z osobna o ewentualne pytania lub komentarze. Można nawet zapytać o najważniejszą ich zdaniem kwestię, którą usłyszeli.

5. Radzenie sobie ze zbyt gorącymi dyskutantami

Nie obawiaj się wykorzystywać funkcji wyciszania uczestników (po uprzedzeniu ich o tym) i udzielania głosu. Uczestnicy będą bardziej cenić wartościowo wykorzystany czas niż Twoją delikatność.

6. Przerwy

Przy dłuższych spotkaniach rób min. 5-10 minutowe przerwy co godzinę lub półtorej godziny. Nawet jeśli nikt nie ma ochoty na kawę czy nie musi pójść do toalety, przerwy pomagają odświeżyć umysł.

7. Skuteczna komunikacja bez wizji

  • Twój entuzjazm – prowadź spotkanie energicznym głosem. Uczestnicy nie widzą ani siebie nawzajem, ani żadnych wizualizacji. Ton głosu prowadzącego jest kluczem do podtrzymania dynamiki spotkania.
  • przedstawianie się przed każdą wypowiedzią – nawet gdy uczestniczą same znające się osoby. Głos przez telefon brzmi nieco inaczej niż w kontakcie bezpośrednim.
  • adresowanie pytań – przy każdym pytaniu jasno wskazuj, komu je zadajesz, podobnie przy komentarzu wyraźnie informuj pod czyim adresem go wypowiadasz – łatwiej uniknąć zamieszania w sytuacji, gdy rozmówcy nie widzą swoich twarzy i zwiększa to prawdopodobieństwo uzyskania odpowiedzi.
  • przedstawianie dołączających do spotkania – przedstaw osoby dołączające do spotkania w jego trakcie. W przerwie między wypowiedziami powiedz np. „Właśnie dołączyła do nas Zofia Rybczyńska, nasza główna księgowa. Kontynuujmy”.
  • przekazywanie emocji – „triki” typu „przewracanie oczami” czy spuszczanie głowy nie są widoczne podczas rozmowy telefonicznej.

8. Zakończenie:

  • wymień w skrócie wszystkie omawiane kwestie,
  • przypomnij decyzje odnośnie dalszych działań,
  • podziękuj za udział,
  • poinstruuj uczestników aby zakończyli połączenia.
  • prześlij e-mail z podsumowaniem ustaleń ze spotkania.

 

Udana telekonferencja pozwala zaoszczędzić czas, wydatki i wysiłek związany z podróżami służbowymi.

Czy w pełni wykorzystujesz możliwości tego narzędzia? Porozmawiaj o tym z naszymi ekspertami – wypełnij formularz i umów się na bezpłatną konsultację.


Share on Facebook78Tweet about this on TwitterShare on Google+1Share on LinkedIn67Email this to someone