Znaleźliśmy się w wyjątkowej sytuacji, która wymusiła na firmach przeniesienie możliwie największej aktywności pracowników do domu. Praca zdalna musi w tej chwili stać się dla nas normą i priorytetem, dlatego chcemy, by była wykonywana możliwie jak najlepiej. Do tego jest nam potrzebne wsparcie nowych technologii.
Praca zdalna to oczywiście nie jest nowość podyktowana kwarantanną z powodu pandemii. Niezależnie od tego, ile potrwa przymus pracy zdalnej, warto z całą pewnością rozważyć jej uniwersalne zalety. Możliwość elastycznej i wydajnej pracy z każdego miejsca to po prostu oszczędność czasu, przestrzeni biurowej i innych zasobów, a zwiększenie efektywności niezależnie od sytuacji.
Jak zatem zorganizować pracownikom taką możliwość? I jak to zrobić wystarczająco szybko? Mamy kilka propozycji.
Po pierwsze: dobre oprogramowanie do telekonferencji
Telekonferencje umożliwiają dyskusję w gronie od kilku do kilkuset osób, które przebywają daleko od siebie, nawet w różnych krajach. Na rynku są dostępne narzędzia do telekonferencji amatorskie i profesjonalne, płatne oraz darmowe. Oferują je firmy specjalizujące się w usługach dla biznesu, operatorzy telekomunikacyjni i firmy świadczące usługi dla osób fizycznych. Czym kierować się podczas wyboru narzędzia?
Jak wybrać narzędzie do telekonferencji?
Kryteria wyboru rozwiązania:
- niezawodność – czyli innymi słowy, jak ważne jest dla nas, aby telekonferencja odbyła się bez zakłóceń o wyznaczonej godzinie – czy dostawca narzędzia bierze odpowiedzialność za jego niezawodność? Czy w razie problemów oferuje natychmiastowe wsparcie techniczne?
- funkcjonalność – czy chcemy korzystać z wachlarza udogodnień, jak udostępnianie agendy spotkania, automatyczne wydzwonienie uczestników, wyciszanie lub udzielanie głosu, blokowanie uczestników, pokazywanie dokumentów i prezentacji, nagrywania spotkania itd.?
- bezpieczeństwo – czy istotne jest, aby rozmów nie mogła słyszeć żadna niepowołana osoba – aby uniemożliwić osobom postronnym wejście do pokoju telekonferencyjnego? Jeśli spotkanie jest nagrywane – czy dostajemy gwarancję, że nikt spoza firmy nie będzie miał dostępu do nagrań? Czy wykorzystywane narzędzie do telekonferencji jest bezpieczne dla wewnętrznej sieci firmowej (np. zabezpieczenia Skype są dziurawe jak ser szwajcarski…)?
- jakość dźwięku – czy akceptujemy przerwy w słyszalności i zakłócenia, jakie niesie transfer dźwięku oparty na internetowej technologii VoIP czy zależy nam na gwarantowanej jakości dźwięku dzięki wykorzystaniu komutowanej sieci telefonicznej?
- dostępność – czy istotna jest możliwość organizacji telekonferencji w dowolnej chwili, nawet wówczas, gdy część uczestników nie ma dostępu do Internetu?
- komunikacja międzynarodowa – czy będziemy prowadzić rozmowy także z osobami przebywającymi poza Polską? Jeśli tak, bardzo istotne jest udostępnianie w narzędziu tanich międzynarodowych numerów dostępowych.
Narzędziem w pełni profesjonalnym i rekomendowanym przez setki firm jest telemeeting. Telemeeting spełnia najwyższe wymogi stawiane firmowym telekonferencjom – dostawca rozwiązania gwarantuje jego niezawodność, udziela stałego wsparcia technicznego, oferuje cały wachlarz funkcji ułatwiających organizację i prowadzenie telekonferencji, zapewnia maksymalne bezpieczeństwo, a jakość dźwięku jest wysoka dzięki transferowi po sieci telefonicznej. Przy komunikacji międzynarodowej użytkownicy otrzymują numery dostępowe obniżające koszty telekomunikacyjne. Do udziału w telemeetingu wystarczy zwykły telefon z wybieraniem tonowym.
Po drugie: Wirtualna centrala telefoniczna
Wirtualna centrala (PBX) to telefoniczny system komunikacji z klientem, który działa na bazie inteligentnej chmury, najczęściej jako usługa abonamentowa (SaaS czyli Software as a Service). Dzięki niej, masz możliwość zatrzymania w sieci telefonicznej rozmów wewnętrznych (w organizacji), jak i rozmów zewnętrznych – od operatorów telekomunikacyjnych. Wirtualna centrala łączy numery wewnętrzne z zewnętrznymi i komórkowymi liniami.
Dlaczego jej potrzebujesz?
- Obniżysz koszty, przenosząc koszty serwisu na usługodawcę
- Wyeliminujesz łańcuch rozwiązań telekomunikacyjnych w zamian za jedno kompletne
- Wirtualną centralę możesz łatwo zintegrować z innymi systemami w firmie
- Masz możliwość skalowania liczby stanowisk zależnie od potrzeb firmy
Wirtualna Centrala PBX oparta o rozwiązanie VoIP (Voice over Internet Protocol) i odpowiednie oprogramowanie zyskała już silną pozycję na rynku usług telekomunikacyjnych. Stało się tak dzięki poprawie jakości połączeń oraz elastyczności i skalowalności wynikającej z tego, że PBX oparty jest na technologii cyfrowej. Powiększenie, czy zmniejszenie liczby stanowisk, dodanie nowych funkcji to kwestia wyłącznie podjęcia decyzji w firmie o zaistniałej potrzebie takich zmian. Ich realizacja nie przedstawia żadnego problemu, ani od strony technicznej, ani od strony finansowej.
To właśnie te funkcje i potencjał dają przewagę konkurencyjną każdej firmie, która poważnie myśli o pracy zdalnej i sprzedaży i obsłudze klienta przez telefon. Warto wspomnieć, że takie rozwiązania można wdrożyć w firmie nawet w 24 h!
Po trzecie: Workflow i automatyzacja
Przy dobrym zarządzaniu procesowym w pracy zdalnej często mówi się także o workflow i automatyzacji. Workflow to przepływ informacji pomiędzy pracownikami i działami zaangażowanymi w proces. W tym celu często używa się także automatyzacji procesów, które pomagają usprawnić ten przepływ a także dają potrzebne narzędzia technologiczne pracownikom, biorącym udział w działaniu.
Automatyzacja pomaga w wielu kwestiach. Zapewnia oszczędność czasu i zazwyczaj przyczynia się do wzrostu efektywności pracowników. Część czynności zostaje bowiem zmechanizowana, co powoduje większą wydajność w rozwiązywaniu problemów (mniej skupiamy się na samym procesie bardziej na poszczególnych przypadkach).
Dobre systemy call center dają możliwość kontrolowania workflow poprzez raporty, tablice i oczywiście, automatyzują procesy sprzedaży, telemarketingu, czy obsługi klienta.
To dobry czas, żeby zastanowić się nad takim rozwiązaniem. Uzbrojeni w takie technologię nie tylko wyjdziemy z kryzysu obronną ręką, ale usprawnimy procesy w firmie na przyszłość.
