Zatrudniasz nowych pracowników? Otwierasz nowy oddział? Zmieniasz siedzibę firmy? A może po prostu chcesz, żeby klient mógł się z Tobą łatwo skontaktować? Jeśli odpowiesz na któreś z tych pytań twierdząco, a w Twojej firmie wciąż jeszcze nie jest wykorzystywana wirtualna centrala PBX, to możesz być w kłopocie.
Dlaczego? To proste. Kluczem do sukcesu rynkowego jest elastyczność przedsiębiorstwa, czyli możliwość szybkiego rozwoju, a czasem – redukcji zasobów. Największym wrogiem elastyczności są wysokie koszty stałe, na które w dużej mierze składają się wydatki na zakup i utrzymanie infrastruktury w firmie. Aby zminimalizować te koszty, a jednocześnie zyskać na elastyczności i poziomie komunikacji, Twoja firma powinna zrezygnować z tradycyjnej centrali telefonicznej na rzecz wirtualnej centrali.
Spis treści
Centrala PBX – co to jest?
Co to jest centrala PBX? To telefoniczny system komunikacji z klientem, który działa na bazie inteligentnej chmury, najczęściej jako usługa abonamentowa (SaaS czyli Software as a Service). Dzięki zastosowaniu PBX, masz możliwość zatrzymania w sieci telefonicznej rozmów wewnętrznych (w organizacji), jak i rozmów zewnętrznych – od operatorów telekomunikacyjnych. Wirtualna centrala PBX łączy numery wewnętrzne z zewnętrznymi i komórkowymi liniami. Poniżej prezentujemy 6 głównych powodów, dla których jest to doskonałe rozwiązanie komunikacyjne dla Twojej firmy.
Centrala PBX równa się obniżenie kosztów
Oszczędności w stosunku do kosztów komunikacji telefonicznej przy tradycyjnej stacjonarnej centrali wynoszą od 50-85%, według badań dostawców urządzeń telekomunikacyjnych. Oszczędzasz już na starcie, bo nie ponosisz kosztów związanych z zakupem fizycznej centrali do siedziby Twojej firmy. Oprócz tego, dzięki PBX pozbywasz się wydatków na:
- połączenia między oddziałami – połączenia podlegające jednej centrali wirtualnej są bezpłatne,
- rozbudowę – powiększenie liczby stanowisk w PBX to znacznie niższy koszt niż rozbudowa centrali stacjonarnej,
- modernizację – przy dzisiejszym tempie innowacji sprzęt stacjonarny starzeje się w ciągu dwóch lat,
- utrzymanie i serwis – te pozostają po stronie usługodawcy. Nie musisz płacić za dodatkowy serwis, ani posiadać oddzielnej serwerowni.
- zasilanie i zabezpieczenia zasilania dla centrali – problem znika.
Unowocześnienie procesów biznesowych
PBX eliminuje szereg problemów, które stoją na przeszkodzie rozwojowi Twojej firmy. Eliminuje konieczność współpracy z wieloma dostawcami różnych usług, które wspierały Twoją komunikację w zamian za jednego dostawcę oprogramowania. To dostawca bierze na siebie większość problemów związanych z utrzymaniem. Twoim zadaniem pozostanie już tylko rozwój. Czyli praca nad poprawą jakości obsługi, skuteczności sprzedaży, efektywności wewnętrznych procesów. Dzięki PBX posługujesz się najnowocześniejszymi narzędziami, żeby te cele osiągnąć.
Oszczędzaj czas dzięki centrali PBX
Instalacja PBX to kwestia godzin. Instalacja centrali stacjonarnej oraz urządzeń końcowych zajmuje często nawet tygodnie. Modernizacje niezbędne przy fizycznych centralach oznaczają przerwy w użytkowaniu. A te w przypadku PBX nie są konieczne. Twoja firma nie musi angażować swojego wewnętrznego działu IT w działania związane z utrzymaniem sprzętu.
Centrala to kompleksowe rozwiązanie dla Twojego biznesu
Centrala PBX będzie zawierać wielopoziomowy system zapowiedzi głosowych (czyli tzw. menu IVR). A także możliwość kolejkowania połączeń, reguły blokowania numerów, billingi online. Dobra centrala PBX ma panel do obsługi, który pozwala łatwo zawiadywać wszystkimi funkcjami, w przejrzysty sposób budować menu IVR, a także mieć możliwość dołożenia funkcjonalności, jeżeli będzie na nie indywidualne zapotrzebowanie.
Możliwa integracja PBX z innymi systemami
Możliwość integracji to bardzo istotna sprawa dla firmy, która korzysta z innych systemów. Systemy te powinny w logiczny sposób być połączone z komunikacją. Centrala PBX powinna integrować się z firmowym CRMem. Powinna mieć także inne moduły związane z komunikacją (np moduł przeznaczony do telekonferencji). Wirtualna centrala pozwala zoptymalizować i zautomatyzować wielu codziennych procesów. Przykładowo, system może sam nawiązywać połączenia z klientami z bazy CRM. Albo dzięki różnym algorytmom odbierania, może przekierować dzwoniącego do wolnego pracownika w firmie. Pozwala to ograniczyć bezproduktywne godziny pracy agentów infolinii i znacznie skrócić czas oczekiwania dzwoniącego na rozmowę.
Skalowalność
Centrala PBX oparta o rozwiązanie VoIP (Voice over Internet Protocol) i odpowiednie oprogramowanie zyskała już silną pozycję na rynku usług telekomunikacyjnych. Stało się tak dzięki poprawie jakości połączeń oraz elastyczności i skalowalności wynikającej z tego, że PBX oparty jest na technologii cyfrowej. Powiększenie, czy zmniejszenie liczby stanowisk, dodanie nowych funkcji to kwestia wyłącznie podjęcia decyzji w firmie o zaistniałej potrzebie takich zmian. Ich realizacja nie przedstawia żadnego problemu, ani od strony technicznej, ani od strony finansowej.
O korzyściach wynikających z zastosowania rozwiązań chmurowych w firmie mówi Jarosław Szymczuk, Dykrektor w IBM Global Business Services Talent & Engagement
To właśnie te funkcje i potencjał dają przewagę konkurencyjną każdej firmie, która poważnie myśli o sprzedaży i obsłudze klienta przez telefon. Wybór odpowiedniego rozwiązania uzależniony jest od potrzeb oraz zasobów każdej firmy. Jeszcze 10 lat temu kluczową cechą przemawiającą za centralą analogową była z pewnością jakość i niezawodność połączeń. Z wirtualnych central korzystały przeważnie małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których podstawowymi zaletami były cena oraz ,,leasingowa i outsourcingowa forma” usługi. Dzisiaj jednak centrala PBX, osiągając ten sam poziom jakości, skutecznie wypiera dużo droższe i trudniejsze w utrzymaniu rozwiązania. Także w wielkich korporacjach. Nawet firmy, które posiadają pokaźne zasoby finansowe i kadrowe do utrzymania systemów analogowych decydują się na zmianę technologii ze względu na możliwości integracji centrali PBX z innymi systemami firmy.
Źródła:
https://www.forbes.pl/biznes/wirtualna-centrala-efektywniejsze-zarzadzanie-komunikacja-telefoniczna-w-biznesie/5lktn8h
Centrala PBX – co musisz na jej temat wiedzieć? (https://fejsik.pl/centrala-pbx-co-musisz-na-jej-temat-wiedziec/)
8 powodów, dla których nowoczesna firma powinna używać telefonii VoIP i wirtualnej centrali telefonicznej (https://trybawaryjny.pl/telefonia-voip-wirtualna-centrala/)
Wirtualna Centrala Telefoniczna VOIP PBX wirtualny fax 2 mail IVR – Focus PBX