Popularność telekonferencji wynika z dążenia firm do zwiększenia wydajności pracy i oszczędności. Teraz to oczywiście także kwestia pracy zdalnej wymuszonej przez sytuację pandemii. Przy organizacji spotkania na odległość trzeba położyć duży nacisk na ich efektywność. Jak zatem przygotować efektywną telekonferencję?
Efektywna telekonferencja, tak jak bezpośrednie spotkania grupowe, wymaga odpowiedniego przygotowania i prowadzenia. Bez tego będzie zwykłą pogawędką w większym gronie, która nie zapewni realizacji celów, jakie przed spotkaniem zostały wyznaczone. Oto kroki, o których koniecznie trzeba pamiętać organizując firmową telekonferencję.
Jak przygotować efektywną telekonferencję – podstawy
1. Cel i agenda telekonferencji
Określ, jaki jest cel lub cele spotkania i – jeśli nie ma być ono poświęcone tylko jednemu zagadnieniu – koniecznie przygotuj jego agendę (listę kwestii do omówienia) wraz z przybliżonym planowanym czasem na przedyskutowanie każdego jej punktu. Spotkania bez agend kończą się często chaosem i zapominaniem o sprawach, które należało omówić.
2. Kto uczestniczy w telekonferencji
Stwórz listę uczestników (tylko osoby, które są faktycznie niezbędne do omówienia danego tematu) i sprawdź dostępność kluczowych osób w planowanym terminie telekonferencji (ewentualnie dostosuj termin do możliwości).
UWAGA: Szanuj czas uczestników – przy dłuższych spotkaniach ustal wcześniej, czyja obecność w której części spotkania jest niezbędna. Określ dokładny czas rozpoczynania kolejnych części, na które kolejne osoby będą się domeldowywać.
3. Ustalenie parametrów telekonferencji
Czyli np. terminu, rodzaju (czy organizator dzwoni do uczestników, tzw. dial-in, czy uczestnicy do organizatora, tzw. dial-out, a także czy będziecie wykorzystywać opcje internetowe telekonferencji), zapotrzebowania na zagraniczne numery telefoniczne, nagrywania oraz stopnia zabezpieczeń. W zależności od dostawcy usługi albo wystarczy, że zaznaczysz odpowiednie opcje w panelu na stronie internetowej, albo konieczny będzie kontakt mailowy z usługodawcą.
4. Wysyłka zaproszeń na telekonferencję
Wyślij zaproszenia do uczestników, które będą zawierać następujące elementy:
- cel spotkania
- agenda
- data i godzina rozpoczęcia – jeśli w telekonferencji mają uczestniczyć osoby z różnych stref czasowych, warto podać godziny spotkania osobno dla każdej strefy (np. Chicago 8:00, Nowy Jork 9:00, Dakar 13:00, Madryt 15:00, Kijów 16:00, Delhi 18:30)
- planowany czas trwania telekonferencji
- nr telefonu i PIN dostępowy do pokoju konferencyjnego (przy wersji dial-in) + kontakt do osoby, która rozwiąże ewentualne problemy z połączeniem
- planowana lista uczestników
- informacje o uczestnikach, jeśli w spotkaniu biorą udział osoby dla siebie obce (np. Janina Nowak, szef sprzedaży w firmie Y, w branży AGD od 11 lat).
- materiały, z którymi uczestnicy powinni zapoznać się przed spotkaniem (np. strategia wprowadzenia marki X na rynek hawajski).
5. Sprawdź potwierdzenia udziału w telekonferencji i przypominaj
Dzień przed telekonferencją sprawdź, czy wszyscy uczestnicy potwierdzili udział. W dniu telekonferencji wyślij rano przypomnienie o spotkaniu e-mailem lub SMS-em.
Jak przygotować efektywną telekonferencję – miejsce i telefon
- miejsce, w którym będziesz przebywać prowadząc telekonferencję – najlepiej zamknięta przestrzeń z tabliczką na drzwiach „proszę nie przeszkadzać” i wyłączonymi „rozpraszaczami” typu tablet, smartfon, telewizja, radio.
- zasięg – jeśli możesz, skorzystaj z przewodowego telefonu stacjonarnego. Jeśli nie – znajdź miejsce, w którym Twój telefon komórkowy lub bezprzewodowy ma naprawdę dobry zasięg.
- wyciszenie – istotna funkcja telefonu w wypadku uczestników, którzy nie przebywają w zupełnie spokojnym otoczeniu. Włączanie tej funkcji, gdy nie zabierają głosu, pozwala nie przekazywać pozostałym osobom dźwięków z pomieszczeń, w których przebywają. Jeśli jednak uczestniczysz w konferencji w cichym pomieszczeniu – lepiej nie korzystaj z tej opcji. Dzięki temu będziesz słyszeć komentarze uczestników rzucane mimochodem w trakcie wypowiedzi innych osób, takie jak „tak, tak, racja” czy „no nie widzi mi się to”.
- wygoda – najbardziej komfortowym sprzętem przy telekonferencjach są słuchawki. Koniecznie z opcją wyciszenia („mute”) i wskazującą na ten stan diodą oraz wbudowaną kontrolką głośności (pozwala dostosować natężenie dźwięku odpowiednio do cicho lub głośno mówiących uczestników). Jeśli słuchawki będą miały Bluetooth, nie trzeba używać kabla. Jeśli nie korzystasz ze słuchawek, przy długich telekonferencjach bardzo męczące będzie stałe trzymanie słuchawki przy uchu. Ostrożnie jednak wykorzystuj opcję głośnomówiącą, ponieważ wówczas mikrofon jest dalej od ust, za to zbiera wiele innych odgłosów z pomieszczenia (nawet szelest przewracanych kartek).
- wyłącz powiadomienia o próbach połączeń – wyłącz dźwięk powiadomień w swoim telefonie, będzie on irytujący zarówno dla Ciebie, jak i innych.
- unikaj funkcji zawieszenia rozmowy – jeśli masz wgraną muzykę, wszyscy uczestnicy telekonferencji będą musieli jej słuchać.
Czy Ty przygotowujesz się do telekonferencji w podobny sposób?
W kolejnym wpisie przeczytasz o zasadach efektywnego prowadzenia telekonferencji.
Przeczytaj też o bezpieczeństwie telekonferencji.
