Telekonferencja… W świecie współczesnego biznesu trudno obyć się bez niej, czy to w formie codziennych spotkań, czy sporadycznych rozmów. Oszczędza czas, pozwala na komunikowanie się z dużych odległości, ułatwia spotkania bez konieczności planowania z wyprzedzeniem, a nowe technologie umożliwiają korzystanie z opcji telekonferencji także na urządzeniach mobilnych. To korzyści, do których nie trzeba nikogo przekonywać.
Niemniej jednak organizowanie telekonferencji wiąże się z kilkoma problemami, które mogą mieć dla ciebie poważne konsekwencje. Poniżej przedstawiamy przegląd typowych pułapek, w jakie możesz wpaść przygotowując i moderując telekonferencję w swojej firmie.
1. Telekonferencja nie działa! Problem niestabilnego łącza
Zmorą każdego organizatora telekonferencji jest oczywiście obawa o jakość połączenia. Zwłaszcza, jeśli oprogramowanie, którego używasz, korzysta z techniki VoIP (przeczytaj co to jest VoIP)i jest uzależnione od szybkości posiadanego przez nas łącza. Wtedy prawdopodobieństwo zerwania połączenia czy irytujących opóźnień w transmisji jest znacznie wyższe.
Warto też pamiętać o tym, że im więcej uczestników telekonferencji, tym ewentualne zakłócenia stają się bardziej dokuczliwe. Zatem, jeśli często organizujesz telekonferencje i dużo od nich zależy (rozmowy zarządu, spotkania z kluczowymi klientami), nie możesz sobie pozwolić na to, żeby z powodu niskiej jakości połączeń ucierpiał wizerunek twojej firmy.
2. Porażka gadżetów, czyli słabej jakości sprzęt
Słaba kamera, mikrofon bez redukcji szumów, który ledwo przekazuje dalej to, co mówisz, ale za to świetnie zbiera dźwięki z otoczenia, próby łączenia się z opcji głośnomówiącej, brak słuchawek… Znamy to. Każdy z tych problemów sprawia, że twoje spotkanie jest mniej efektywne, uczestnikom trudno się skoncentrować na meritum, nie do wszystkich dociera komplet informacji, a poziom twojego stresu błyskawicznie osiąga zenit. Dodaj do tego jeszcze niewyłączony dźwięk powiadomień o dołączeniu uczestników, a otrzymasz akustyczny chaos z niezadowolonymi lub znudzonymi uczestnikami.
3. Kokpit odrzutowca, czyli trudna obsługa panelu systemowego
Telekonferencja już za chwilę, a ty nie masz pojęcia, jak dołączyć nowych użytkowników, jak moderować dyskusję, wyciszać tło, wyłączyć dźwięki. Skomplikowany w obsłudze panel systemowy powoduje, że moderator jest zdenerwowany i popełnia błędy, przedłuża czas oczekiwania na dołączenie, straszy uczestników nieoczekiwanymi zakłóceniami. Jeszcze chwila i czeka cię lądowanie awaryjne, a pomocy znikąd.
4. Trudności z dołączeniem kolejnych użytkowników
Im więcej osób uczestniczy w twojej telekonferencji, tym trudniej zapanować nie tylko nad jej jakością techniczną, ale również merytoryczną. Problemy pojawiają się już na poziomie punktualności rozpoczęcia rozmowy. Pamiętaj o tym, żeby zaproszenie na planowaną telekonferencję zawierało cel spotkania, datę i godzinę, agendę, planowany czas trwania oraz liczbę uczestników. Nie zapomnij o danych dostępowych do pokoju konferencyjnego oraz wyślij uczestnikom kontakt do osoby, która pomoże w ewentualnych problemach z połączeniem.
5. Znowu te kable, czyli brak odpowiednich przejściówek na różne nośniki w sali konferencyjnej
Czy rozmawiasz ze współpracownikami z innego miasta, czy prowadzisz zdalną rozmowę z gośćmi w biurze, nie dopuść do tego, żeby w sali konferencyjnej zabrakło przejściówek. Dzisiaj niemal każdy korzysta z innego urządzenia i musisz brać pod uwagę, że nie wszystkie są kompatybilne. Inaczej będziesz zmuszona/zmuszony wykluczyć część rozmówców z telekonferencji.
6. Dokąd wędrują nasze dane? Problem bezpieczeństwa
Czy potwierdziłaś/potwierdziłeś wiarygodność firmy, która świadczy dla twojej firmy usługę telekonferencyjną? Czy umiesz powiedzieć, gdzie trafiają dane z twoich spotkań i czy są one bezpieczne (teraz także zgodne z RODO). Czy sam dostęp do telekonferencji jest odpowiednio zabezpieczony? Jeśli nie znasz odpowiedzi na te wszystkie pytania, czas się zastanowić nad zmianą usługi, z której korzystasz.
Jak nie wpaść we wszystkie sześć opisanych przez nas pułapek? Odpowiedź jest prosta: jeśli potrzebujesz usługi na profesjonalnym poziomie, zrezygnuj z darmowych i najtańszych usługodawców. Amatorski poziom prowadzonych telekonferencji może dużo kosztować ciebie i twoją firmę. Zdecydowanie najlepszym wyjściem jest wdrożyć profesjonalne rozwiązanie, które pozwoli ci w prosty sposób kontrolować przebieg rozmów, łatwo dołączać nowe osoby, nawet bardzo dużo uczestników w jednym momencie, mieć wgląd w przepływ danych, ale również korzystać ze wsparcia Biura Obsługi Klienta w sytuacjach kryzysowych. Na pewno ucieszy cię mniejszy poziom stresu związany z organizacją spotkania – zautomatyzowany system rozsyłania zaproszeń, zabezpieczone dostępy do pokojów konferencyjnych, ale również niezawodna jakość rozmów. Warto? Jasne!
