Telekonferencje, czyli grupowe rozmowy przez telefon, to środowisko komunikacji, do którego w obecnej sytuacji musimy przywyknąć. Jak wybrać narzędzie do telekonferencji, które zapewni łatwą organizację i zarządzanie rozmowami, niezawodność połączeń, bezpieczeństwo i efektywność kosztową?
Telekonferencje umożliwiają dyskusję w gronie od kilku do kilkuset osób, które przebywają daleko od siebie, nawet w różnych krajach. W sytuacji społecznej izolacji wywołanej pandemią koronawirusa tak przeprowadzane spotkania to konieczność. Dlatego warto wybrać narzędzie, które będzie odpowiadać naszym potrzebom i nauczyć się z niego efektywnie korzystać. Rozmowa telekonferencyjna odbywa się przy wykorzystaniu telefonu i może być realizowana nawet, gdy nie mamy dostępu do internetu, albo połączenie jest słabe. Klawiatura telefonu stanowi menu, za pomocą którego uczestnik telekonferencji ma dostęp do wielu funkcji (nagrywanie, wyciszanie, kontakt z pomocą techniczną i inne).
Dla kogo są telekonferencje?
Obcenie – zdecydowanie dla wszystkich. Z telekonferencji najczęściej korzystały firmy, których pracownicy, a przynajmniej ich część, pracuje okresowo poza główną siedziba firmy – są w podróżach firmowych albo pracują w innych oddziałach. Powszechnie telekonferencje są też używane w kontaktach z partnerami biznesowymi, gdy nawiązane wcześniej relacje umożliwiają rezygnację z kosztownych i czasochłonnych spotkań bezpośrednich. W dobie epidemii to narzędzie może być wykorzystane także do komunikacji wewnętrznej w firmie, zarówno na poziomie zarządu, jak i komunikacji firmowej i zespołowej.
Korzyści telekonferencji
Wielu czytelników stwierdzi w tym momencie prawdopodobnie, że nie ma co mówić o korzyściach, po prostu bez telekonferencji nie można dziś prowadzić biznesu. Nawet przed kryzysem przy obecnych wymogach mobilności w biznesie, regularne grupowe spotkania twarzą w twarz bywały często niewykonalne. Dla porządku przedstawmy jednak po kolei profity z telekonferencji:
- Oszczędność czasu – dobrze zorganizowane spotkanie zapewnia usprawnienie i przyspieszenie działań oraz podtrzymanie procesów biznesowych
- Oszczędność pieniędzy – inwestycja w narzędzie w tej chwili konieczność. Przed kryzysem oszczędność polegała przede wszystkim na wyeliminowaniu organizacyjnych kosztów. W tej chwili na szali jest zdrowie pracowników i współpracowników.
- Usprawnienie pracy – o ile tradycyjne spotkanie trzeba planować z wyprzedzeniem, to telekonferencję można zwołać w każdej chwili, gdy tylko nie koliduje z innymi wydarzeniami. Jest to dobre rozwiązanie, gdy szybko trzeba przedyskutować jakiś problem czy pomysł w grupie.
Te trzy korzyści są zwykle najbardziej cenione przez użytkowników telekonferencji. Dodatkowo mamy też komfort w realizacji spotkania (nagrywanie, możliwość zdalnego wyciszania i udzielania głosu itp.) oraz dbałość o środowisko (mniej spalin – rezygnacja z dojazdu na spotkanie).
Jak wybrać narzędzie do telekonferencji?
Na rynku są dostępne narzędzia do telekonferencji amatorskie i profesjonalne, płatne oraz darmowe. Oferują je firmy specjalizujące się w usługach dla biznesu, operatorzy telekomunikacyjni i firmy świadczące usługi dla osób fizycznych. Zanim jednak pomyśli się o odpowiedzi na pytanie: jak zorganizować telekonferencję, należy wybrać odpowiednie narzędzie do telekonferencji. Czym kierować się podczas wyboru narzędzia?,
Kryteria wyboru rozwiązania:
- niezawodność – czyli innymi słowy, jak ważne jest dla nas, aby telekonferencja odbyła się bez zakłóceń o wyznaczonej godzinie – czy dostawca narzędzia bierze odpowiedzialność za jego niezawodność? Czy w razie problemów oferuje natychmiastowe wsparcie techniczne?
- funkcjonalność – czy chcemy korzystać z wachlarza udogodnień, jak udostępnianie agendy spotkania, automatyczne wydzwonienie uczestników, wyciszanie lub udzielanie głosu, blokowanie uczestników, pokazywanie dokumentów i prezentacji, nagrywania spotkania itd.?
- bezpieczeństwo – czy istotne jest, aby rozmów nie mogła słyszeć żadna niepowołana osoba – aby uniemożliwić osobom postronnym wejście do pokoju telekonferencyjnego? Jeśli spotkanie jest nagrywane – czy dostajemy gwarancję, że nikt spoza firmy nie będzie miał dostępu do nagrań? Czy wykorzystywane narzędzie do telekonferencji jest bezpieczne dla wewnętrznej sieci firmowej (np. zabezpieczenia Skype są dziurawe jak ser szwajcarski…)?
- jakość dźwięku – czy akceptujemy przerwy w słyszalności i zakłócenia, jakie niesie transfer dźwięku oparty na internetowej technologii VoIP czy zależy nam na gwarantowanej jakości dźwięku dzięki wykorzystaniu komutowanej sieci telefonicznej?
- dostępność – czy istotna jest możliwość organizacji telekonferencji w dowolnej chwili, nawet wówczas, gdy część uczestników nie ma dostępu do Internetu?
- komunikacja międzynarodowa – czy będziemy prowadzić rozmowy także z osobami przebywającymi poza Polską? Jeśli tak, bardzo istotne jest udostępnianie w narzędziu tanich międzynarodowych numerów dostępowych.
Inne narzędzie do telekonferencji towarzyskich,
inne dla biznesu
W sytuacjach towarzyskich, niebiznesowych, nie ma przeciwwskazań do wykorzystywania rozwiązań półprofesjonalnych, jakie zwykle oferują operatorzy telekomunikacyjni, lub nawet zupełnie darmowych narzędzi. Rozmowa może wówczas nie odbyć się o umówionej godzinie, bo połączenie zostało zerwane. Nie ma gwarancji, że nie jest ona słyszana przez osoby postronne. Nie można też sensownie zarządzać przebiegiem dyskusji i mogą się pojawiać zakłócenia słyszalności. Jeżeli rozmowa dotyczyła koloru sukienki cioci Iwonki podczas imienin wujka Floriana, to nie jest to specjalnym problemem.
Podczas telekonferencji firmowych nie można pozwolić sobie na ryzyko utraty łączności, czyli na sytuację, w której umawiamy w czasie pracy co najmniej kilka osób i dyskusja nie dochodzi do skutku. Straty wówczas to marnowany czas pracy i niszczony wizerunek firmy. Podobnie przy telekonferencjach firmowych kluczowe znaczenie ma możliwość sprawnej ich organizacji i realizacji (czyli np. automatycznej wysyłki zaproszeń i później przypomnień, wysyłki agend, automatycznego wydzwaniania i sprawdzenia listy obecności, autoryzacji po numerze telefonu, prezentacji materiałów czy wyciszania całej grupy uczestników). Bezpieczeństwo to kwestia zasadnicza. Dotyczy dwóch obszarów – gwarancji, że konkurencja czy inne osoby postronne nie poznają treści rozmowy oraz eliminacji zagrożeń, jakie mogą przenikać do firmowej sieci przez nie dość profesjonalne narzędzia do telekonferencji.
Profesjonalne narzędzie do telekonferencji dla firm
Narzędziem w pełni profesjonalnym i rekomendowanym przez setki firm jest telemeeting. Telemeeting spełnia najwyższe wymogi stawiane firmowym telekonferencjom – dostawca rozwiązania gwarantuje jego niezawodność, udziela stałego wsparcia technicznego, oferuje cały wachlarz funkcji ułatwiających organizację i prowadzenie telekonferencji, zapewnia maksymalne bezpieczeństwo, a jakość dźwięku jest wysoka dzięki transferowi po sieci telefonicznej. Przy komunikacji międzynarodowej użytkownicy otrzymują numery dostępowe obniżające koszty telekomunikacyjne. Do udziału w telemeetingu wystarczy zwykły telefon z wybieraniem tonowym.
