Chaos, przekrzykiwanie się, zasypianie części uczestników, bezproduktywne dygresje… Telekonferencja może się nie udać z wielu powodów. Zastosuj 8 złotych zasad prowadzenia efektywnych spotkań na odległość, aby uniknąć ryzyka katastrofy. Uczestnicy telekonferencji będą Ci wdzięczni.
Jeżeli przeczytałeś nasz wpis na temat organizacji telekonferencji, wiesz już, jak idealnie przygotować grupowe spotkanie telefoniczne.
Spis treści
Telekonferencja jak zrobić ją dobrze?
Aby efektywnie i bezstresowo prowadzić telekonferencję i panować nad jej przebiegiem, zapoznaj się z naszymi 8 zasadami prowadzenie telekonferencji. Zapewnią Ci one poczucie bezpieczeństwa, zmniejszą poziom napięcia i pozwolą na zorganizowanie działań i rozwiązanie bieżących problemów. Ich przestrzeganie gwarantuje efektywny przebieg telekonferencji. Pamiętaj także o tym, żeby korzystać z niezawodnego narzędzia. Inaczej do trudów organizacyjnych dołączą jeszcze problemy techniczne.
1. Czas telekonferencji
- zacznij punktualnie, nie czekaj na spóźnialskich. Jeśli to zrobisz, spóźnianie się na telekonferencje stanie się w Twojej firmie normą.
- pilnuj czasu trwania poszczególnych części spotkania – wg agendy – oraz terminowego zakończenia.
2. Notatki podczas telekonferencji
Wyznacz osobę do robienia notatek z przebiegu spotkania. Jeśli kierujesz spotkaniem, nie możesz zajmować się notowaniem.
3. Początek telekonferencji
- sprawdzenie listy obecności. Gdy w spotkaniu uczestniczą osoby nie znające się, przedstaw je lub zachęć do samodzielnego przedstawienia się.
- powitanie – bądź entuzjastyczny – nastrój prowadzącego udziela się uczestnikom.
- cel i agenda – choć wysłałeś to w zaproszeniach, trzeba w tym miejscu przypomnieć po co się spotykacie i co po kolei będziecie omawiać. Jeśli na początku spotkania zgłaszane są do omówienia kwestie, które nie zostały zaplanowane w agendzie, pozostaw ich omówienie na koniec.
- zasady – przedstaw zasady komunikacji: krótkie wypowiedzi, przedstawianie się przed każdą wypowiedzią, przerwy na komentarze od pozostałych rozmówców, mówienie wyraźnie i bez pośpiechu.
4. Telekonferencja – aktywizacja uczestników w trakcie
- milczki – zwracaj uwagę na zbyt długo milczących uczestników i zachęcaj ich do udziału pytaniami. Nie muszą być wyrafinowane – jeśli ktoś popadł w zadumę, nawet zwykłe „Czy myślisz, że to dobry pomysł Michale?” wyrwie go z błogiego rozmarzenia i zmotywuje do większej aktywności.
- podsumowania – po omówieniu każdego punktu agendy zapytaj każdego uczestnika z osobna o ewentualne pytania lub komentarze. Można nawet zapytać o najważniejszą ich zdaniem kwestię, którą usłyszeli.
5. Radzenie sobie ze zbyt gorącymi uczestnikami telekonferencji
Nie obawiaj się wykorzystywać funkcji wyciszania uczestników (po uprzedzeniu ich o tym) i udzielania głosu. Uczestnicy będą bardziej cenić wartościowo wykorzystany czas niż Twoją delikatność.
6. Przerwy podczas telekonferencji
Przy dłuższych spotkaniach rób min. 5-10 minutowe przerwy co godzinę lub półtorej godziny. Nawet, jeśli nikt nie ma ochoty na kawę, czy nie musi pójść do toalety, przerwy pomagają odświeżyć umysł.
7. Skuteczna komunikacja podczas telekonferencji
- Twój entuzjazm – prowadź spotkanie energicznym głosem. Uczestnicy nie widzą ani siebie nawzajem, ani żadnych wizualizacji. Ton głosu prowadzącego jest kluczem do podtrzymania dynamiki spotkania.
- przedstawianie się przed każdą wypowiedzią – nawet gdy uczestniczą same znające się osoby. Głos przez telefon brzmi nieco inaczej niż w kontakcie bezpośrednim.
- adresowanie pytań – przy każdym pytaniu jasno wskazuj, komu je zadajesz, podobnie przy komentarzu wyraźnie informuj pod czyim adresem go wypowiadasz – łatwiej uniknąć zamieszania w sytuacji, gdy rozmówcy nie widzą swoich twarzy i zwiększa to prawdopodobieństwo uzyskania odpowiedzi.
- przedstawianie dołączających do spotkania – przedstaw osoby dołączające do spotkania w jego trakcie. W przerwie między wypowiedziami powiedz np. „Właśnie dołączyła do nas Zofia Rybczyńska, nasza główna księgowa. Kontynuujmy”.
- przekazywanie emocji – „triki” typu „przewracanie oczami” czy spuszczanie głowy nie są widoczne podczas rozmowy telefonicznej.
8. Zakończenie telekonferencji
- wymień w skrócie wszystkie omawiane kwestie,
- przypomnij decyzje odnośnie dalszych działań,
- podziękuj za udział,
- poinstruuj uczestników, aby zakończyli połączenia,
- prześlij e-mail z podsumowaniem ustaleń ze spotkania.
Spełnienie 8 powyższych zasad pomoże Ci zapanować nad organizacją i przebiegiem telekonferencji i odpowie na pytanie „Telekonferencja jak zrobić ją dobrze?”. Właściwie takie spotkanie niewiele różni się od prawdziwego, ale wymaga od Ciebie, jako prowadzącego, większej czujności i dbałości o skuteczną komunikację i sensowne podsumowanie. Warto także rozważyć organizację wideokonferencji, która z całą pewnością będzie łatwiejsza do opanowania, ponieważ uczestnicy będą się widzieć i to kilka problemów organizacyjnych z góry rozwiązuje.
Telekonferencje to z całą pewnością już codzienność biznesowa, dlatego warto wiedzieć, co zrobić, by takie spotkania było możliwie najefektywniejsze. Zatem do dzieła!
