Salesforce to jedna z najbardziej kompleksowych platform CRM na świecie. Firmy wykorzystują to rozwiązanie do zarządzania marketingiem, sprzedażą, obsługą klienta, współpracą między pracownikami, a nawet procesami IT. Jedną z najważniejszych korzyści, jakie oferują rozwiązania takie jak Salesforce, jest oszczędność czasu. Z pomocą CRMów możesz przyspieszyć, a często wręcz zautomatyzować wiele czynności. W tym artykule przedstawiamy 9 rozwiązań dostępnych w Salesforce CRM, które pomogą Twojemu zespołowi zaoszczędzić czas i zwiększyć produktywność.

Zwiększanie efektywności firmy i oszczędzanie czasu to główne powody, dla których w ogóle powstały CRMy. Można by zatem pokusić się o stwierdzenie, że Salesforce sam w sobie pozwala zaoszczędzić czas. Tak jest w istocie. Oprogramowanie to wypełnione jest różnego rodzaju funkcjami i rozszerzeniami, które przyspieszają codzienne czynności. W wielu wypadkach możliwa jest nawet ich całkowita automatyzacja. Dzięki temu przedsiębiorstwo może skupić się na wykonywaniu pracy, do której zostało powołane, a pracownicy nie muszą spędzać czasu na wypełnianiu tabelek i raportowaniu pracy.

Salesforce przyda się także, gdy zależy Ci na przyspieszeniu czynności marketingowych, na przykład komunikacji email z obecnymi i potencjalnymi klientami. A sklep Salesforce, o którym zaraz powiemy nieco więcej, stanowi prawdziwą skarbnicę dodatkowych wtyczek, które nie znalazły się w bazowej wersji tego CRM. 

Jakie rozwiązania pozwalające zaoszczędzić czas znalazły się na naszej liście?

#1: Email Studio

Jeszcze nie tak dawno, wysyłka maili pochłaniała mnóstwo czasu. Najpierw trzeba było przygotować listę adresów do wysyłki, a potem, używając programu pocztowego, rozesłać maile do dziesiątek, czasem setek klientów. Z Salesforce Email Studio, to przeszłość. To część szerszej usługi określanej jako Marketing Cloud. Składa się ona z przyjaznych dla użytkownika narzędzi, które zawierają gotowe szablony do tworzenia i edycji treści. Marketing Cloud zawiera też narzędzie do personalizacji, które pomaga w tworzeniu wiadomości dopasowanych do konkretnego odbiorcy. A dzięki modułowi analitycznemu, nie ma problemu z dokładnym prześledzeniem efektywności każdej kampanii. Dzięki Email Studio możesz zaoszczędzić nie tylko czas poświęcany na email marketing, ale także zwiększyć efektywność prowadzonych kampanii i lepiej oceniać ich skuteczność. 

źródło grafiki: https://www.salesforce.com/eu/products/marketing-cloud/email-marketing/

#2: Integracje z Google i Microsoft

Zarządzanie kilkoma różnymi narzędziami jednocześnie może być kłopotliwe i generować dodatkową pracę, zamiast ją minimalizować. Twórcy Salesforce dobrze zdają sobie z tego sprawę, dlatego ich narzędzie jest w pełni przygotowane do integracji z najważniejszymi narzędziami udostępnianymi przez Google i Microsoft. Możesz łatwo zintegrować swoje narzędzie z:

  • Google Chrome
  • Gmail
  • Microsoft Outlook

Przykładem niech będzie Salesforce Inbox, który umożliwia połączenie skrzynek pocztowych Gmail i Outlook z danymi kontaktowymi przechowywanymi w Salesforce i Twoim kalendarzem. Podobnie moduł Lightning Sync umożliwia łatwą i bezpieczną synchronizację kontaktów i wydarzeń między Salesforce, a usługami pocztowymi dostarczanymi przez Microsoft i Google. W efekcie praca przebiega znacznie szybciej, a Ty nie musisz stale przełączać się pomiędzy różnymi narzędziami. 

źródło grafiki: https://www.salesforce.com/products/sales-cloud/features/crm-email-connector/

#3: Łatwe pobieranie danych z wielu źródeł

Prawdopodobnie w przeszłości Twoja firma korzystała z różnych narzędzi do przechowywania danych, np. klientów. Tutaj do gry wkracza Salesforce Data Import Wizard. To rozwiązanie umożliwia pobranie nawet 50,000 rekordów na raz. Jedyny warunek to format przechowywania danych – Salesforce rozpoznaje jedynie pliki CSV. Jeśli przechowujesz swoje dane o klientach i prowadzonych kampaniach w Excelu, Outlooku albo na Dysku Google – możesz łatwo przekonwertować je na format CSV (MS Excel obsługuje ten format zapisu plików), a następnie szybko wgrać do swojego Salesforce. 

źródło grafiki: https://trailhead.salesforce.com/en/content/learn/projects/import-and-export-with-data-management-tools/use-the-data-import-wizard

#4: Codzienne aktualizacje

Jeśli potrzebujesz regularnego wglądu w określony rodzaj danych, możesz zautomatyzować ten proces i ustawić codzienne aktualizacje w Twoim panelu. To tzw. dashboard refreshes. Kiedy takie aktualizacje się przydają? Załóżmy, że potrzebujesz przeanalizować raport przychodów każdego dnia rano lub zależy Ci na raporcie aktywności Twojego zespołu, który będzie wysyłany automatycznie na koniec dnia pracy. Z pomocą dashboard refreshes, możesz łatwo ustawić określone aktualizacje w sprecyzowanych dniach i godzinach. 

źródło grafiki: https://www.theagategroup.com/blog/salesforce-timesavers

#5: Process Builder

To kolejna bardzo przydatna funkcja dostępna w Salesforce. Process Builder pomaga zautomatyzować procesy biznesowe w Twojej firmie na podstawie prostych reguł jeśli/to. W ten sposób możesz przyspieszyć wiele codziennych czynności powiązanych z procesami, które mają miejsce w Twojej firmie.

Przykładowe procesy, które możesz zautomatyzować przy pomocy Buildera to:

  • wysyłanie e-maili,
  • wysyłanie niestandardowych powiadomień,
  • publikowanie informacji na czacie,
  • przesyłanie rekordów do zatwierdzenia.

źródło grafiki: https://trailhead.salesforce.com/en/content/learn/modules/business_process_automation/process_builder

#6: Wykorzystuj wzory dokumentów

Salesforce CRM umożliwia tworzenie gotowych wzorów (tzw. templatek) różnego rodzaju dokumentów. Oczywiście samo przygotowanie takiego wzoru pochłonie trochę czasu, ale potem można wykorzystywać go wiele razy, co znacząco przyspiesza pracę. Dzięki tym templatkom nie musisz za każdym razem zastanawiać się, jak dana wiadomość powinna wyglądać, albo porównywać jej z poprzednią, aby upewnić się, że wszystko jest na swoim miejscu. Każdy dokument wygląda tak samo. Może też być wysyłany automatycznie, gdy spełnione są określone warunki. 

Wzory dokumentów można wykorzystywać do tworzenia:

#7: Salesforce AppExchange

To miejsce, z którym powinien być zaznajomiony każdy użytkownik CRM od Salesforce. Na platformie AppExchange znajdziesz mnóstwo dodatkowych rozszerzeń, wtyczek i aplikacji, które pomogą Ci w wykonywaniu codziennej pracy. Wiele z nich można pobrać za darmo. Dostępne rozwiązania są podzielone na dziesięć kategorii, wśród których znajdziesz np. marketing, sprzedaż, obsługę klienta i HR. Możesz też przeglądać najpopularniejsze rozszerzenia. Jeśli w Twoim Salesforce brakuje jakiejś funkcji albo rozwiązania – zajrzyj do AppExchange. Jest duża szansa, że znajdziesz je właśnie tutaj. 

Do tej pory pokazaliśmy rozwiązania dostępne w ramach samego Salesforce. Na koniec mamy dla Ciebie jeszcze dwie możliwości przyspieszenia codziennej pracy, które pochodzą od zewnętrznych dostawców. Pierwsze pomoże Ci w podpisywaniu dokumentów, natomiast drugie – w automatycznym zarządzaniu telekomunikacją w Twojej firmie. 

#8: DocuSign

To narzędzie jest niezwykle pomocne w zarządzaniu umowami, zleceniami i innymi dokumentami, które podpisujesz z klientami. Dzięki DocuSign możesz łatwo:

  • Generować umowy z danymi pochodzącymi z Salesforce na bazie gotowych szablonów;
  • Archiwizować i wyszukiwać umowy podpisane w przeszłości;
  • Szybko podpisywać umowy i wysyłać je do klientów, którzy będą mogli podpisać je na każdym urządzeniu;
  • Scalać dane dotyczące klientów, produktów/usług i ich cen w celu automatycznego generowania dokumentów sprzedaży.

Dzięki DocuSign Twój zespół sprzedażowy zaoszczędzi naprawdę dużo czasu. Rozszerzenie DocuSign nie stanowi integralnej części Salesforce i wymaga integracji z Twoim CRMem. Szczegóły znajdziesz tutaj.

źródło grafiki: https://www.docusign.com/solutions/salesforce

#9: CTI Salesforce (Click2Dial)

Ostatnią funkcjonalnością dostępną w Salesforce CRM, jaką chcemy zaproponować jest rozszerzenie CTI. Umożliwia ono wykonywanie połączeń prosto z CRM, albo – w sytuacji kiedy to klient dzwoni do nas – odbieranie ich, i rozpoczyna sekwencję zdarzeń, która owocuje oszczędnością czasu całego zespołu.

  1. System automatycznie identyfikuje dzwoniącego klienta i wyświetla jego kartę, dzięki czemu konsultant wie w jakiej sprawie on dzwoni, jak najlepiej mógłby mu pomóc czy jaki status ma jego sprawa. Jeszcze przed odebraniem połączenia konsultant ma dostęp do całej historii kontaktów i może jak najoptymalniej przygotować się do spełnienia oczekiwań klienta. Wszystko to bez tracenia czasu na szukanie informacji czy dopytywanie innych konsultantów.
  2. Po zakończeniu połączenia agent podsumowuje je wybranym statusem. Nie musi pamiętać o żadnych szczegółach czy informować o nich swojego zamiennika. Rozszerzenie CTI umożliwia automatyczne nagrywanie całości połączenia. 
  3. Wiedza zebrana podczas całego procesu jest dostępna w jednym miejscu dla wszystkich konsultantów. Dzięki temu mogą pracować na karcie klienta personalizując jego obsługę, rozwiewając wątpliwości i załatwiając sprawę na podstawie kompletu informacji – bez zbędnej straty czasu.

Zobacz, jak wygląda CTI Salesforce:

cti salesforce

Źródło grafiki: https://focustelecom.pl/salesforce/

Mamy nadzieję, że znalazłeś tutaj przynajmniej kilka rozwiązań, które pomogą Ci w wykonywaniu codziennych czynności, co przełoży się na oszczędność cennego czasu. W wielu wypadkach wprowadzenie niezbędnych zmian to kwestia kilku kliknięć. Jeśli prowadzisz call center lub Twoje przedsiębiorstwo regularnie kontaktuje się z klientami przez telefon – zapraszamy do kontaktu z Focus Telecom. Odpowiemy na Twoje pytania i pomożemy we wdrożeniu centrali telefonicznej, dzięki której będziesz mógł utrzymywać całą komunikację z klientami w jednym miejscu.