Centrala telefoniczna dla firmy to coś bez czego trudno sobie wyobrazić pracę. Umożliwia ona zarządzanie infolinią, numerami wewnętrznymi, przekazywaniem połączeń. Poniżej porównamy 2 najpopularniejsze rozwiązania i opiszemy korzyści płynące z każdego z nich.
Co to jest wirtualna centrala telefoniczna PBX?
Wirtualna centrala lub PBX (ang. private branch exchange) to telefoniczny system obsługi klienta, który działa na bazie inteligentnej chmury, czyli dysku internetowego.
Jej zastosowanie umożliwia redukcję kosztów poprzez zmniejszenie liczby linii telefonicznych oraz samej instalacji (w przypadku centrali stacjonarnej mamy do czynienia z urządzeniem stawianym w biurze, centrala wirtualna bazuje na połączeniu do internetu).
Dzięki zastosowaniu PBX istnieje możliwość zatrzymania w sieci telefonicznej rozmów wewnętrznych (w organizacji), jak i rozmów zewnętrznych, to jest od operatorów telekomunikacyjnych. Wirtualna centrala łączy numery wewnętrzne z zewnętrznymi i komórkowymi liniami.
Centrala telefoniczna dla firm – wirtualna (VoIP) vs tradycyjna – według kilku kluczowych kryteriów:
- Sposób połączenia tel. z siecią firmową;
- Umiejscowienie fizyczne centrali telefonicznej;
- Sposób zarządzania centralą telefoniczną w firmie;
- Zasoby potrzebne do utrzymania oraz zarządzania centralą;
- Możliwości integracji z systemami wewnętrznymi firmy (np. CRM).
Śladami przeszłości, czyli analogowe centrale telefoniczne
Rozwiązanie “landline” oparte o klasyczne przewody i aparaty telefoniczne, które łączą wszystkie telefony w firmie w jedną sieć.
Centralą telefoniczną zarządza najczęściej lokalny operator telekomunikacyjny, którego ceny odzwierciedlone są zazwyczaj w rachunkach miesięcznych. Sama instalacja wszystkich przewodów i kabli oraz zakup telefonów nie są tanie. Infrastruktura wymaga również stałej obecności specjalisty IT, który będzie opiekował się siecią.
Centrale analogowe są kosztowne we wdrożeniu i utrzymaniu, ale cieszą się doskonałą jakością połączeń. Niezawodność telekomunikacji analogowej przekłada się jednak na wyższe miesięczne koszty niż w przypadku technologii VoIP lub miejscowej centrali telefonicznej.
Systemy analogowe nie sprawdzą się w przypadku pracowników zdalnych. Dodatkowo trudno jest za ich pomocą odpowiednio kolejkować połączenia. Korzystanie z centrali ograniczone jest do telefonów stacjonarnych pracowników, którzy muszą być fizycznie obecni w biurze. Każde nowe miejsce pracy wymaga doprowadzenia do niego kabla telefonicznego.
Centrale analogowe to przede wszystkim koszt inwestycji początkowej (infrastruktura). Nie wymagają abonamentu, o ile posiadasz zasoby wewnętrzne, które będą administrować systemem i prowadzić jego stałą konserwację. Do centrali telefonicznej GSM można podpiąć numery od dowolnego operatora.
Centrale stacjonarne PBX nie oferują pod tym kątem zbyt wiele opcji integracji z systemami zewnętrznymi i wewnętrznymi firmy. Jeżeli nawet producent dopuszcza takie opcje, to raczej nie są one ani łatwe, ani przyjemne. Wiedza na temat integracji spoczywa na Kliencie.
Zwolennicy centrali stacjonarnych często poruszają kwestie związane z bezpieczeństwem i możliwością kontroli wszystkich procesów wewnątrz organizacji. O ile można się zgodzić w przypadku tego drugiego argumentu, o tyle kwestia zabezpieczeń pozostaje dyskusyjna. Przed podjęciem decyzji o inwestycji warto zastanowić się, czy jesteśmy w stanie zapewnić taki poziom bezpieczeństwa i gwarancji jak profesjonalny dostawca usług centrali VoIP.
Wybierz wirtualną centralę telefoniczna dla swojej firmy
Pracownicy firmy łączą się z siecią za pomocą połączeń VoIP. Serwerami systemu w całości zarządza operator telefonii IP. Do uruchomienia telefonów wymagane jest tylko łącze internetowe i konfiguracja wirtualnej centrali z operatorem / dostawcą. Koszty wdrożenia ogranicza się tylko do zakupu aparatów do centrali Voip (zobacz artykuł 12 powodów, dlaczego warto wybrać wirtualną centralę)
Wirtualna centrala nie wymaga więc:
- powierzchni biurowej,
- zatrudniania / wynajmowania specjalisty IT, administratora,
- indywidualnej certyfikacji bezpieczeństwa (np. pod kątem RODO).
Usługi administracji serwerem i centralą VoIP prowadzi za nas zewnętrzna firma. Nasza rola ogranicza się tylko do obsługi panelu centrali telefonicznej w przeglądarce internetowej (dodawanie, edycja numerów, przekierowań, sterowanie przekazywaniem połączeń, kolejkowaniem połączeń i projektowanie zapowiedzi głosowych).
Z wirtualną centralą telefoniczną z łatwością można połączyć pracowników zdalnych (sprzedaż, serwis), co pomaga w utrzymaniu całej komunikacji w jednym miejscu.
Wirtualna centrala telefoniczna dla firm doskonale sprawdzi się w:
- podziale, przekierowaniu i automatyzacji reguł połączeń przychodzących
- konfiguracji automatycznej sekretarki i menu głosowego (IVR)
- dowolnej konfiguracji numerów wewnętrznych
- nagrywaniu rozmów, przechowywaniu i odsłuchiwaniu nagrań
- zbieraniu i analizie danych telekomunikacyjnych w jednym panelu
- prowadzeniu połączeń video
- uproszczeniu procesu zarządzania telekomunikacją w firmie
- skalowaniu rozwiązań telekomunikacyjnych wraz z rozwojem firmy
- przypadkach przeprowadzek, zmian siedziby firmy
Wirtualna centrala telefoniczna PBX dla firm oparta o technologię VoIP pomimo kilku wad jest zdecydowanie nowocześniejszą technologią telekomunikacyjną, która z biegiem czasu zacznie wypierać centrale analogowe z rynku. Elastyczność wdrożenia i rozbudowy jest po prostu dopasowana do potrzeb dynamicznego środowiska biznesowego.
Technologia VoIP pozwala zoptymalizować i zautomatyzować wiele codziennych procesów. Przykładowo automatyczna centrala telefoniczna może sama nawiązywać połączenia z klientami z bazy CRM lub też dzięki różnym algorytmom odbierania może przekierować dzwoniącego do wolnego pracownika w firmie. Pozwala to ograniczyć bezproduktywne godziny pracy agentów infolinii i znacznie skrócić czas oczekiwania dzwoniącego na rozmowę.
Wirtualne centrale oparte o rozwiązania VoIP i odpowiednie oprogramowanie zyskały już silną pozycję na rynku usług telekomunikacyjnych. Wynika to ze znacznej poprawy jakości połączeń i rozmów oraz elastyczności i skalowalności chmurowego rozwiązania. To właśnie te funkcje i możliwości mogą dać przewagę konkurencyjną każdej firmie, która poważnie myśli o sprzedaży i obsłudze klienta przez telefon.
Podsumowanie:
Wybór odpowiedniego rozwiązania centralki telefonicznej dla firm jest uzależniony jest od potrzeb oraz zasobów każdej firmy. Jeszcze 10 lat temu kluczową cechą przemawiającą za centralą analogową była z pewnością jakość i niezawodność połączeń. Z wirtualnych centrali VoIP korzystały przeważnie małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których podstawowymi zaletami były cena oraz ,,leasingowa i outsourcingowa forma” usługi.
Dzisiaj jednak technologia VoIP, osiągając ten sam poziom jakości, skutecznie wypiera dużo droższe i trudniejsze w utrzymaniu rozwiązania, również w sektorze wielkich korporacji. Nawet firmy, które posiadają pokaźne zasoby finansowe i kadrowe do utrzymania systemów analogowych decydują się na zmianę technologii ze względu na możliwości integracji centrali pbx z innymi systemami firmy (np. CRM).
Biorąc zatem pod uwagę całkowite koszty wdrożenia, administracji oraz perspektywy rozwoju rozwiązań szala zwycięstwa przechyla się na stronę technologii wirtualnych.
Źródła:
https://webtribunal.net/blog/voip-stats/
