Zobacz video
Zamów demo

OPROGRAMOWANIE DLA PLACÓWEK MEDYCZNYCH

Ułatw umawianie i potwierdzanie wizyt.
Zarządzaj efektywnie przepływem informacji między kilkoma placówkami.

oprogramowanie-dla-placowek-medycznych-focus-telecom

OPROGRAMOWANIE DLA PLACÓWEK MEDYCZNYCH

oprogramowanie-dla-placowek-medycznych-focus-telecom

Ułatw umawianie i potwierdzanie wizyt.
Zarządzaj efektywnie przepływem informacji między kilkoma placówkami.

Umawianie wizyt

Dzięki wdrożeniu systemu Focus Contact Center pacjenci placówek medycznych mogą umawiać wizyty na wiele sposobów – telefonicznie, drogą mailową, przez formularz na stronie internetowej oraz osobiście. 

Umawianie wizyt

Dzięki wdrożeniu systemu Focus Contact Center pacjenci placówek medycznych mogą umawiać wizyty na wiele sposobów – telefonicznie, drogą mailową, przez formularz na stronie internetowej oraz osobiście. 

Potwierdzanie i odwoływanie wizyt

Wdrożenie zautomatyzowanego procesu potwierdzania wizyt na platformie Focus Contact Center prawie całkowicie eliminuje problem „pustych gabinetów”.

Pacjenci zostają automatycznie powiadomieni o zbliżającym się terminie wizyty poprzez sms lub email. W prosty sposób wizytę mogą potwierdzić bądź odwołać.

Potwierdzanie i odwoływanie wizyt

Wdrożenie zautomatyzowanego procesu potwierdzania wizyt na platformie Focus Contact Center prawie całkowicie eliminuje problem „pustych gabinetów”.

Pacjenci zostają automatycznie powiadomieni o zbliżającym się terminie wizyty poprzez sms lub email. W prosty sposób wizytę mogą potwierdzić bądź odwołać.

Zarządzanie kilkoma placówkami

Wdrożenie we wszystkich placówkach wspólnego systemu Contact Center, obsługującego całą komunikację telefoniczną, mailową i SMS-ową, usprawnia koordynację pracy działów rejestracji.

Informacja o każdym kontakcie z pacjentem (telefon, e-mail, sms, osobisty) jest odnotowywana w centralnej bazie danych – automatycznie lub przez konsultanta.

Zarządzanie kilkoma placówkami

Wdrożenie we wszystkich placówkach wspólnego systemu Contact Center, obsługującego całą komunikację telefoniczną, mailową i SMS-ową, usprawnia koordynację pracy działów rejestracji.

Informacja o każdym kontakcie z pacjentem (telefon, e-mail, sms, osobisty) jest odnotowywana w centralnej bazie danych – automatycznie lub przez konsultanta.

WDROŻENIE FOCUS CONTACT CENTER W SIECI PLACÓWEK MEDYCZNYCH

EMC Instytut Medyczny SA

największa w Polsce sieć prywatnych szpitali i przychodni – który prowadzi komunikację z pacjentami na platformie Focus Contact Center.

Czytaj dalej i dowiedz się jak oprogramowanie dla opieki medycznej:
– usprawniło telefoniczne umawianie wizyt,
– umożliwiło wielokanałową komunikację pacjent – przychodnia,
– zminimalizowało występowanie sytuacji, gdy pacjenci nie odwołują wizyt i na nie nie przychodzą,
– umożliwiło zarządzanie personelem kontaktującym się z pacjentami i optymalizację kosztów pracy.

EMC Instytut Medyczny S.A. logo

Zwiększenie ilości umawianych wizyt w miesiącu o 12 %

Udostępnienie aż 4 kanałów, którymi pacjenci mogą kontaktować się z przychodnią oraz włączenie funkcji automatycznego oddzwaniania do pacjentów, którzy zrezygnowali z czekania na linii, pomogło zwiększyć ilość umawianych wizyt.

Skrócenie czasu oczekiwania na połączenie do 15 sekund

Wdrożone oprogramowanie dla opieki medycznej Focus Contact Center pozwoliło skrócić czas oczekiwania na połączenie telefoniczne średnio do 15 sekund.

Odpowiedź na zgłoszenie z formularza www do 24 h

-wdrożenie Focus Contact Center zmniejszyło czas odpowiedzi na zgłoszenie wysłane poprzez e-mail czy formularz www do 24 h

Z wdrożenia skorzystali nie tylko pacjenci, którzy mogli szybko skontaktować się z przychodnią i umówić wizytę ale również personel – którego pracę system poukładał.

Rozwiązania, które ułatwiają umawianie wizyt:

  • kilka, skomunikowanych wzajemnie, zintegrowanych z bazą pacjentów, kanałów komunikacji: telefon, mail, formularz www i SMS,
  • menu głosowe (ang. IVR) sprzęgnięte z kalendarzem dostępności,
  • kolejkowanie połączeń telefonicznych,
  • kolejki przelewowe – gdy czas oczekiwania na połączenie jest dłuższy niż zakładano, połączenia są kierowane do innych działów, do określonych osób,
  • mechanizm utrzymania relacji, czyli w wypadku stałych pacjentów – identyfikacja osoby dzwoniącej i automatyczne przekazanie jej połączenia do rejestratora, z którym ostatnio rozmawiała (o ile jest dostępny).

Redukcja liczby nieodwołanych wizyt o 80 %

Wdrożenie Focus Contact Center zredukowało liczbę nieodwołanych i niezrealizowanych wizyt o blisko 80%. Dzięki systemowi możliwe stało się automatyczne wysyłanie do pacjentów SMSów oraz e-maili przypominających o zbliżającej się wizycie. Jeśli pacjent zechce odwołać lub przełożyć wizytę może oddzwonić, wysłać SMS bądź e-mail.

Informacje przekazane przez pacjentów zostają zapisane w centralnej bazie danych powiązanej z kalendarzami lekarzy i techników medycznych.

Wzrost liczby zrealizowanych badań kontrolnych o 19%

Funkcja automatycznych przypomnień znalazła zastosowanie jeszcze w jednym obszarze – przypominania pacjentom o zbliżającym się terminie badań kontrolnych. Na miesiąc przed terminem badania pacjent otrzymuje maila zawierającego informacje o badaniu i możliwości rejestracji na nie. Ten sposób liczba realizowanych w placówkach EMC badań kontrolnych wzrosła o 19%.

Rozwiązania, które ułatwiają potwierdzanie wizyt:

  • masowa wysyłka SMS-ów i e-maili,
  • indywidualne e-mail i SMS,
  • automatyzacja reakcji na SMS i mail – możliwość ustawienia, że jeśli od danego pacjenta przychodzi SMS lub mail, system samoczynnie łączy do niego rozmowę, jednocześnie udostępniając historię komunikacji z tym pacjentem pracownikowi rejestracji.

Utworzenie wspólnego contact center

W momencie wdrażania systemu Focus Contact Center w EMC firma posiadała 26 placówek medycznych i spodziewane było zwiększenie tej liczby. Dla usprawnienia koordynacji pracy działów rejestracji utworzono wspólne dla całej sieci contact center.

Teraz contact center obsługuje całą komunikację telefoniczną, mailową i SMS-ową z pacjentami. Niezbędne informacje o pacjentach oraz historia kontaktów automatycznie zostają odnotowane w systemie i uzupełniane notatkami konsultantów oraz pracowników placówek.


KORZYŚCI z utworzenia wspólnego dla sieci contact center:

  • lepsze wykorzystanie czasu pracy osób umawiających wizyty – koniec z wcześniejszymi sytuacjami, gdy rejestratorzy w jednej placówce siedzieli bezczynnie, podczas gdy w innej placówce „urywały się” telefony od pacjentów,
  • możliwość monitoringu wydajności i jakości obsługi telefonicznej,
  • wyższa jakość obsługi bezpośredniej w każdej placówce (bez hałasu denerwujących, zarówno pacjentów, jak i rejestratorów, nieodbieranych telefonów),
  • możliwość udostępnienia pacjentom jednego, wspólnego dla całej sieci, numeru telefonu.

 

Rozwiązania, które usprawniają pracę działu rejestracji wizyt:

  • integracja bazy danych i komunikacji z kilkudziesięciu placówek i kilku kanałów komunikacji,
  • sprzężenie kalendarzy dostępności personelu i sprzętu medycznego z platformą komunikacyjną,
  • przekierowania połączeń telefonicznych – pacjenci mogą obecnie dzwonić zarówno na ogólnopolski numer infolinii, jak i na dotychczasowe lokalne numery działów rejestracji poszczególnych placówek – w każdym wypadku ich połączenia trafiają na infolinię,
  • monitoring pracy konsultantów,
  • zarządzanie czasem pracy konsultantów.

Kontakt

Pytania?

Michał Misiak
Chief Technical Officer
Tomasz Paprocki
Dyrektor Sprzedaży Korporacyjnej

Pytania?